中国农业大学《归档文件整理规则》实施办法
为适应档案管理现代化需要,规范我校归档文件整理方法,依据《归档文件整理规则》(中华人民共和国行业标准DA/T22-2000)和北京市《归档文件整理规则》实施细则,结合我校实际,制定中国农业大学《归档文件整理规则》实施办法.
本《办法》适用于我校在党,政,工,团等各项活动中形成的已办理完毕的,作为文书档案保存的纸质文件及软盘材料的整理.
归档的文件材料应收集齐全完整,于次年6月底以前归档.
归档文件的整理,应遵循文件材料形成的基本规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.
归档文件的整理,按分类,装订,排列,编号,编目,装盒的步骤进行.
归档文件的整理,以件为单位进行,一般以一份文件为一件:
文件的正文与底稿合为一件;
原件与复制件合为一件;
转发文与被转发文合为一件;
正文与附件合为一件;
同一年度内相关的请示与批复,报告与批示,函与复函各为一件,跨年度的各为一件;
文件处理单与相关文件合为一件;
不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后;
报表,图册,图表,介绍信存根,商调函存根,审批表,土地使用证,会议记录,纪念册,同学录,简报,各类登记册等按其本来的装订方法,一个自然本(册)为一件.
我校内部机构多,分工较细,文件材料产生量大,因此采用"年度—问题(实体)—保管期限"分类法.归档文件的整理,按下列步骤进行分类:
分 年 度:将归档文件按其形成年度分开;
分 实 体:将同一年度的归档文件按问题(实体)分开;
分保管期限:将同一年度,同一问题(实体)的归档文件按永久,长期,短期三种保管期限分开;
归档文件应逐件装订:
永久和长期保存的文件材料必须拆除订书钉等金属物;
成册的文件材料,(如会议记录,名册,报表等)可保持原貌;
列为短期保存的文件及已装订成册的刊物,书籍等不必拆开重新装订.
归档文件的排序方法:
将归档文件依据分类结合事由按时间顺序排列.
同一事由,同一事件或同一问题的文件材料按重要程序排列.将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面.将综合性工作形成的文件材料排在前面,具体业务工作形成的文件材料排在后面.
会议记录,统计报表等成套性文件材料应按照重要程度分别集中排列.
归档文件的编号
每件文件材料分别编写页号,正面编在右下角,背面有文字图表的编在左下角.
归档文件应依据分类,排列的次序逐件编号,在文件首页上端的空白盖归档章并填写相关内容.归档章设置全宗号,年度,保管期限,室编(馆编)件号,页数,机构(问题)七项内容.
①全宗号:档案馆给立档单位编制的代码(不进馆的不写)
②年度:指对这一件文件的形成年度(如2002,2003)要求写全
③保管期限:归档文件保管期限的简称或标识年限.
重复文件的保存,以我为主.有些抄送的不必存.作为资料保存即可.
④室编件号
件号就是文件的排列的顺序号.
室编件号的编制方法为以机构或问题为单位,按照文件的排列顺序,从1开始标注编写件号.不同分类方法件号的编写是不同的.
⑤机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或代号
⑥页数:指每一件归档文件的页码,总页数
页号:每一份文件页号的编写.对每一件归档文件的页码,文件中有图文的页面为一页,当归档文件上有页码时不需要重编.当归档文件上无页码时需要编写.每份文件从1开始流水编制,编写的位置正页编在文件的右下角,反页编在文件的左下角.前面是文件稿纸,后面有页码的,加一下则可.
归档文件的件号按其排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内.

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