档案归档流程
收集,分类整理:
参考《归档部门代码,分类号表》,按照《东北电力大学各类档案归档范围及保管期限表》将本部门的文件材料收集齐全.分年度,分类别,分问题,分保管期限.
1,先将文件材料按其形成或针对的年度分开.
一般文件归入文件形成年度.跨年度的请示与批复,归入批复年度,无批复的请示归入请示年度.跨年度的规划,计划,归入文件内容针对的第一个年度.跨年度的总结,报告,归入文件内容针对的最后一个年度.跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度.法规性文件,归入公布或批准年度.
2,将分年度的文件材料按十大类分开.
3,将分类别的文件材料按其内容所反映的问题,事物分开.
4,最后将文件材料按照保管期限分开.
二,立卷组合
立卷组合一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密,便于查找利用为原则.同一内容的文件材料组成一卷或数卷,每卷不超过200页.
三,排列卷内文件材料(按重要程度或时间顺序):
批复,批示在前,请示,报告在后;
正件在前,附件在后;
正本在前,定稿在后;
转发件在前,被转发件在后;
上级通知在前,上报材料在后;
文字材料在前,图表在后;
非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;
基建图纸按图的类别序号排列;
其它文件材料按时间顺序排列.
四,修整文件材料
对在装订线以外有字迹或破损的文件材料要进行加边,修补和裱糊.对较大的表格,要适当地折叠.去掉文件材料上的金属物,档案文件材料上不能留有曲别针,书订,大头针等金属物.
五,编写页号
用铅笔为卷内文件编页号,无论单面或双面只要有字迹,均应一面编写一个页号.页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角,正面右下角,反面左下角.每卷文件材料为一个流水号,即1,2,3……N.
六,著录
1,以卷为单位,根据本卷文件内容拟写各著录项目:
档号:档号是档案的存址代码,固定档案的物理位置,具有唯一性.档号由全宗号 + 年度号 + 分类号 + 流水号组成中间用"-"连接. 如: 3-2010-JX1422-001
案卷题名: 案卷题名即案卷标题,由立卷人自拟.案卷题名应简明确切,结构完整,一般不超过50个汉字.其常用结构: 作者-时间-问题(内容)-名称(文种). 作者一般指卷内文件主要责任者,要写出全称或通用简称,不得简称为"本校","上级"等.名称(文种)应按重要程度顺序标注几种主要文件文种.除会议文件外,不得用"XXX文件材料";除一般函件外,不得用"XXX来往文书".
如:"东北电力大学2010年度教职工人员名册"
编制单位:文件材料形成单位全称.
编制日期:卷内文件形成的最早至最晚日期.
保管期限:依据保管期限表,确定案卷的保管期限.
2,计算机录入
登陆"档案管理系统",录入案卷级目录和文件级目录.详见:档案馆网站(dag.nedu.edu.cn)《管理系统说明》.
七,打印
计算机录入完毕后用档案管理软件打印案卷封面一份,备考表一份,案卷目录,文件目录,案卷移交目录各两份.
八,填写备考表
备考表需填写立卷人,检查人,立卷时间.
立卷人:组成本卷的责任者签名.(兼职档案员)
检查人:由立卷部门负责人对案卷质量进行检查后签名.
立卷时间:填写完成立卷日期

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