关于印发《萧山十中数字档案室管理制度》的
通 知
各处室,部门:
为了保证萧山十中数字档案的有序,规范,安全的采集,管理和利用,进一步发挥萧山十中数字档案室的作用,经研究,特制定《萧山十中数字档案室管理制度》,望认真贯彻执行.
附件:《杭州市萧山区档案馆文书档案,照片档案,声像档案数据库结构及交换格式的暂行规定》
杭州市萧山区第十高级中学
二〇一〇年十二月一日
萧山十中数字档案室管理制度
为了保证萧山十中数字档案的有序,规范,安全的采集,管理和利用,特制定本制度.
一,数字档案的采集
1.1各类档案的数据库结构.萧山十中档案室统一采用《杭州市萧山区数字档案馆(室)元数据编制规则(2006版)》进行档案数据库的著录.
1.2各类档案的数据库录入要求.各类档案的元数据著录应根据档案实体中的每一份文件来录入.著录注意事项:会议记录应按每次会议逐次录入,并根据议题提炼文件标题;无标题的文件应自拟标题,并加();简报,通讯,统计年报等成册的报刊类档案可按期或册录入,如《十中报》(2008年1-12期);在档案著录中遇到生僻的姓名应查词典考证,并用中文Windows的GBK字库进行录入,如在GBK字库中也无此字,可用造字程序进行造字.校对工作是档案数据库建设必不可少的环节,是保证数据库质量和有效检索的重要环节.应安排专门人员进行校对,校对以档案原件为准.校对时应将著录人员与校对人员分开.
1.3 各类档案的数字化.按照区档案局数字化档案室考核目标的要求执行,学校将先完成文书类,教学类,特种载体(照片)永久档案的数字化,然后逐年完成各类档案的数字化.
1.4 各类档案的数字化方法与要求.学校档案室在室藏档案数字化时,按《杭州市萧山区档案馆数字化加工管理规范(试行)》(萧档[2004]26号)执行.
1.5 电子档案的接收.各处室,部门向档案室移交书面档案的同时,应向档案接收员提供电子档案,(电子档案上传到学校数字档案室,等待整理),实现在网上移交电子档案.
二,数字档案的管理
2.1 学校数据库录入和档案数字化工作须接受网上年检.网上检查的内容包括年度档案数据库(电子目录与数字档案),年检考核登记表,电子全宗卷,档案实体整理情况等,因而要相应做好这些工作.
2.2 数字档案的统计.可按年度-分类,年度-期限,年度-密级等自动统计并打印.
2.3 数字档案的移交.数字一律通过网上移交,移交程序如下:(1)移交序列单位将待移交数据导入数字档案室;填写移交申请登记表;(2)数字档案室负责人(电子)签名.
2.4 数字档案室档案员对到期的数字档案进行鉴定销毁.销毁鉴定分销毁申请,销毁鉴定,销毁审批三个环节;如审批成功,这些数据将转到销毁档案库.网上鉴定的结果均可以电子目录的形式打印,并有交接电子表单和流程处理意见存档备查.
三,数字档案的利用
3.1 档案员应利用数字档案室为各部门提供查档咨询服务,并对档案利用和利用效果进行登记.
3.2 档案员可应用数字档案室为各部门提供自助式查档服务,通过设置部门-用户-密码,分配给部门用户相应的访问权限,为学校师生提供查档服务.
3.3 档案员应根据各部门工作的需要,进行专题筛选,然后主动将档案库送到有关人员手中,发挥数字档案室应有的作用.
3.4 各部门借阅档案实体,可利用数字档案室的档案借阅登记功能.
3.5 档案员应于每年年初将登记日志,原文查看日志,档案利用登记日志和档案利用效果登记日志导出成Excel表格,进行统计分析,撰写年度档案利用报告.
3.6 档案员应积极开展数字档案编研工作,编研成果可上传至学校数字档案网站内,供各部门查阅利用.
四,数字档案的安全
4.1 档案员具有数字档案室的全部操作权利,可删除,修改数字档案,因此,登录密码须妥善保存,不得泄密.密码应定期更改,密码长度在六位以上,并符合复杂性要求,如密码由数字,字母与符号等组成.
4.2 定期备份.档案员应将数字档案室的数据库备份到档案室电脑,并记录到DVD光盘进行备份.
五,附则
5.1 本制度将在实践中不断完善.
5.2 本制度解释权为主管领导.
杭州市萧山区第十高级中学
二〇一〇年十二月一日
附件:杭州市萧山区数字档案馆(室)元数据编制规则(2006版)
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