广东省房产管理档案业务规范
(征求意见稿)
1.范围
本标准规定房产管理文件归档,整理,保管,利用,鉴定销毁,纸质档案数字化,检索工具和档案管理信息系统建设要求和方法.
本标准适用于省内各级房产行政管理部门在房产管理活动中形成的业务档案的管理.
2. 依据和规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款.凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本.凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准.
GB/T11822 科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/9705 文书档案案卷格式
DA/T 22 归档文件整理规则
DA/T13 档号编制规则
DA/T18 档案著录规则
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范
DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范
DA/T 31 纸质档案数字化技术规范
JGJ25 档案馆建筑设计规范
DA/T25 档案修裱技术规范
CJJ/T117 建设电子文件与电子档案管理规范
3. 术语和定义
DA/T1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准.
3.1房产管理档案
各级房产行政管理部门在进行房产交易管理,权属登记管理,拆迁管理等房产管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字,图表,声像,电子文件等材料.本标准所称房产管理档案是指针对具体房屋(地)的个案审批或专项管理的业务材料.
3.2 房产管理档案信息系统
对房产管理档案进行整理,归档及管理的信息系统,具有确定归档范围与保管期限,登记,分类,著录,存储,保管,利用及数据交换等功能.
3.3 业务部门
房产管理档案的形成部门.
4. 整理与归档
房产行政管理部门应建立文件材料的立卷归档制度,包括归档范围,归档时间和归档要求等.
4.1 归档范围
4.1.1业务部门开展房产交易管理,权属登记管理,拆迁管理等房产管理活动中直接形成的,反映具体房屋(地)管理活动过程的各种材料,凡是对维护国家,社会和公民权益具有凭证价值,对房产管理工作具有查考价值,对历史研究和城市管理具有利用价值的,在办理完毕后均应归档.
4.1.2具有下列情况之一的材料不予归档:重份的文件;本单位档案部门制作并提供的档案复制件(但记载有复制件名称的复制证明页应给予归档);无查考价值的信封和通知卡;无参考价值的群众反映材料,调查提纲,介绍信和便条等.
4.2 归档文件的质量要求
4.2.1归档文件应提交原件.只能提交复制件的,案件经办人应在审定文件中确认复制件与原件相符并注明原件存放处.多件个案共用一份材料的,应将其原件存于其中一件个案中,并在其他个案中注明原件保存处.
4.2.2 归档文件材料应做到完整,准确,系统.
归档文件材料的完整是指在业务办理中产生的具有保存价值的所有文件材料都齐全;准确是指所有文件按规定的程序形成,形式规范,内容与客观事实相符;系统是指保持文件材料之间的有机联系,便于查找利用.
4.2.3 归档文件的制作,书写和立卷应符合国家行政机关公文格式和档案案卷构成及档案保管的要求以及电子文件归档与管理规范.
用纸质量应符合国家机关公文用纸主要技术指标:使用纸张定量为60-80g(mXm)的胶版印刷纸或复印纸,纸张白度为85%-90%,横向耐折度大于等于15次,不透明度大于等于85%,pH值为6.5-10.5.不得使用热敏纸,荧光纸,复写纸等介质材料.
用纸规格采用A4型,其成品幅面尺寸为:210mmX297mm.布告,公告,通告等公布性的公文用纸幅面尺寸可根据实际需要确定.
需填写的材料宜使用黑色墨水或墨汁填写,不得使用铅笔,圆珠笔,自动修正的打印色带或修正液.采用计算机打印的应使用激光打印方式.打印人是自然人的,应在材料上签名并加具日期,是法人或其他组织的,应在材料上加盖其印章并加具日期,以此确认信息.
对已破损的材料应予修整;字迹模糊或易蜕变的材料应予复制.
4.3 整理

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