(八)联网能力:在网上多用户协同参与文档制作,修订,批注等操作的能力.
(九)宏功能:能充分支持与字处理软件动态交换数据和处理过程的宏语言.
(十)帮助文档:提供全面并易于理解的使用说明和联机帮助以及多途径的帮助指南工具.
(十一)易学/易用性:菜单以及功能键易于掌握,提供诸如"向导"等工具帮助使用较复杂的功能.对熟练用户提供快捷键和丰富的可定制选项以适应用户特性和提高使用速度.
(十二) 检索工具:可写出各章节内容要点,目次索引,修订工具,文件修订的历史记录等.
(十三) 出错处理:能及时发现错误,并能快速退回原处重新编辑,还能恢复已删除或已完成的操作,提醒用户避免出错.
五,中文校对软件
(一)作用:自动校对中文,英文或中英文混排文件内的中文,英文和标点错误并可提出修改意见.
(二)技术原理:以词库为基础,采用良好的词切分技术,避免句子内词切分的二义性,对切分后的词汇判断其是否存在,词汇间的语法搭配是否合理,在此判断后,系统给出错误提示.
(三)纠错功能:对以下错误进行提示或纠错意见,形似错字,词;音似错字;同音错词;别字;叠字;词组丢字;词组搭配不当;检查语法;重句重段;重要领导姓名,称谓错误;年,月,日;全角,半角英文;检查数字;检查章节等.
六,排版印刷系统
(一)桌面型印刷系统
也称之为轻印刷系统,是指在办公室中使用的小型电子印刷系统.一般具有文字与图形图像的输入,编辑处理和制版和印刷输出三个部分组成.其核心部分是一台或几台具有文字,图像处理功能的计算机系统,其输出精度即分辨率要求目前一般在每英寸700点左右或更高的制版和印刷用的激光印字机或小型胶印机等.在不同级别的办公室系统中,印刷系统的硬件配置,软件功能也可能是各不相同的,但从办公系统的要求来看其共性是:对文件的形成和编辑处理需具有较高的速度;要保证文件的大容量存储;有丰富的文件编辑功能;有较丰富的文字字体字号;具有一定的图形图像处理能力;具有中等以上的输出精度;在办公局域网中的通信能力,使得可共享轻印刷系统的软件与硬件资源,使得减少开销和提高效率;此外,还应具有廉价,噪音小,无污染,占地面积小,方便易用和稳定性高的特点.
(二)精密型激光照排系统
是计算机与激光照相相连接而组成的精密型汉字编辑排版系统.一般用于书籍,报刊等正式出版物的编辑,排版.
第二节 数据处理技术
一,数据库管理系统软件
(一)数据与数据处理的概念
数据,指编码后的信息,广义而言,对所有数字化了的信息,例如数值,文字,图形图象,声音,视频,动画等各种信息对象类型的计算机处理都可统称为数据处理.在办公室环境下,数据处理常专指各类事务信息管理,报表统计,帐目计算,信息查询检索和资料管理等方面的计算机处理的应用.其主要特点是计算机对大量结构性较强,业务程序较明确的信息(数字和文字)的处理.一般说来,数据处理包括数据的收集,存储,分类,排序,比较,检索,计算,编排,输出,传递等基本环节.
(二)数据库
是计算机存储器中合理组织,相互关联的数据的集合.这些数据具有冗余度小,数据的存储独立于使用它的程序,可共享性等特点.
在数据库中存储的大量数据与管理这些数据的专用软件系统及相应的硬件设备构成一个完整的系统,称为数据库系统.其中,管理数据库系统的专用系统,即实现数据库的定义,建立,管理,维护功能的软件包就是数据库管理系统.
(三)数据库检索的技术方法
数据库中存储的是经统一定义,规范化的记录性文献,或称库文件.数据库的检索查询依赖于库文件的格式与组织.一般而言,数据库的检索可分关键字检索,逻辑条件表达式检索以及主题检索.关键字检索根据用户给出的某一关键字的值,即可找出满足要求的记录.逻辑条件表达式检索根据记录中关键字之间的逻辑关系,通过逻辑运算,即逻辑与,或,非的组合运算,查找符合条件的记录.逻辑条件表达式的检索功能提供对所查找文献的较丰富的信息,此外,在查准率方面大大强于单一关键字检索.主题检索能提供有关文献内容的深层检索,但在文献的前处理方面的技术要求和投入成本都较高.
二,全文检索系统软件
(一)全文检索系统的概念与作用
信息检索可分为两大类:一类是受控词汇的检索,即数据库的检索,这种检索必须进行对文献的著录标引等前期处理工作,所需人力和时间的投入极高;另一类就是全文检索,这是一种非受控词汇的检索,其优点是无需对文献进行著录标引等前期处理.具体而言,计算机文本无需作任何数据库文件结构设计,主题标引和格式修改因而避免了二次加工的人力和时间的大量投入.全文检索系统可以检索一切存在于计算机中的文本,可实现大容量大范围全文快速检索,可实现任意字,词逻辑组合检索,可实现中,西文混合检索,可实现文本标题,日期,文件名综合检索,可实现屏幕捕捉,逐步逼近,模糊检索

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