德昌高速公路建设项目文件材料立卷归档管理办法
第一章 总则
第一条 为规范德昌高速公路建设项目文件材料立卷归档工作,确保本项目档案质量,根据交通运输部颁发的《公路工程竣(交)工验收办法实施细则》(交公路发[2010]65号)、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发[2010]382号)以及江西省交通运输厅颁发的《江西省公路建设项目文件材料立卷归档管理办法(试行)》(赣交办字[2011]8号)等有关文件规定,结合本项目实际,特制定本办法.
第二条 本办法所称公路建设项目文件材料是指自德昌高速公路建设项目立项审批(核准)至竣工验收全过程产生的,反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况,对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录.
本办法所称公路建设项目档案,是指按照项目档案组卷要求,经系统整理并归档的德昌高速公路建设项目文件材料.
第二章 组织与职责
第三条 项目竣工文件材料立卷归档工作已纳入工程合同管理和监理工作内容,按照"谁形成谁负责"的原则,由文件材料的形成单位负责,不得委托他人.
第四条 德昌高速公路建设项目档案工作由项目办总负责,承担各参建单位项目竣工文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责,组织设计、施工、监理等单位培训档案人员,明确档案管理责任部门和责任人,完成项目档案管理、归档和验收工作.
项目办合约管理处是本项目档案管理责任部门,负责协调项目办各处室完成建设单位形成的项目文件材料的收集、整理和归档工作.项目办各处室配备一名兼职档案工作人员,完成本处日常档案管理工作.
第五条 各总监办由总监理工程师为第一负责人,配备专职档案工作人员和相关专业监理工程师组成档案工作组,组织完成本单位竣工文件收集归档工作.同时,各总监办负责对辖段内施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行日常管理,对施工单位竣工文件编制工作进行监督、指导,逐项审查施工单位竣工档案,在本项目交工验收前向项目办提交项目档案质量审核意见.
各驻地办由驻地工程师为第一负责人,配备专职档案工作人员,组织完成本单位竣工文件收集归档工作.对辖段内施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、指导,协助总监办做好所辖施工单位竣工档案审查工作.
第六条 各施工单位由项目经理为第一负责人,同时配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员,并保持其稳定性;明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求;落实本单位职能范围内的竣工档案编制、归档工作,并纳入日常管理工作中.
第七条 各参建单位工程档案工作要求与工程建设同步收集、同步整理、同步归档,按本办法规定及时做好项目文件材料的收集、立卷、归档和移交工作,确保本项目竣工档案的准确、完整、系统和安全.
第三章 文件材料的收集
第八条 本项目文件材料具体收集范围按照交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》(交公路发〔2010〕65号)中附件2《公路工程项目文件归档范围》的规定执行.
第九条 本项目各阶段文件收集归档责任分工按照本办法附件1《德昌高速公路建设项目文件材料立卷归档范围》执行.
第十条 各参建单位应按照收集归档责任分工,建立健全的项目文件材料收集归档制度和预立卷制度,按照项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程,做好预立卷工作.
各阶段文件材料归档和预立卷时间要求为:
(一)立项审批、设计审批、工程准备、工程招标及合同文件、资金管理文件材料在相应工作完成后一个月内完成归档和预立卷,并对相关审批文件、涉及产权和权益等重要文件材料完成扫描和光盘存储.
(二)工程管理文件、监理文件:在本项目交工后一个月完成归档和预立卷.
(三)施工文件:按照监理工程师批准的单位、分部、分项工程划分,在各分项工程完工评定合格后一个月内进行预立卷.
(四)竣工图:路基施工单位2011年7月底前完成,路面和其它附属工程施工单位在本项目交工前一个月内完成,并编制工程设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表(见附件2《工程设计变更文件与竣工图档号对照一览表》),同时完成竣工图扫描和光盘存储.
第十一条 收集归档的项目文件材料应为原件.其中,项目立项审批等文件,原件保存在项目主管单位的,项目办可将复印件归档保存;供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的,须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存;热敏纸传真件,需复印保存.复印件应清晰.

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