(5)竣工验收文件按单位工程立卷.
(6)声像档案可按建设项目或单位工程立卷.
4,卷内文件的排列:卷内文件必须按本规定附录A的类别和顺序排列,图纸按专业图纸目录顺序排列.
5,案卷的规格:文字材料一般不超过1.5厘米,图纸不超过3厘米.印刷成册的工程文件保持原状.
(四)案卷的编目
1,卷内文件页号的编制
(1)卷内文件均按有书写内容的页面编号.每卷单独编号,页号从"1"开始.
(2)页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角.折叠后的图纸一律在右下角.
(3)印刷成册的科技文件,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号.
(4)案卷封面,卷内目录,卷内备考表不编页号.
2,卷内目录的编制
(1)卷内目录排列在卷内文件首页之前,样式应符合附录B.
(2)序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注.
(3)文件按照卷内目录的顺序排列,如果在施工中不产生的文件,在卷内目录上不用打印出来.
(4)责任者:填写文件的直接形成单位,有多个责任者时,选择一个主要责任者,其余用"等"代替.
(5)文件编号:填写工程文件的文号,施工用表或图号.
(6)文件题名:填写文件标题的全称.
(7)日期:填写文件形成的日期或起止日期(竣工图填写竣工图章上的日期)
(8)页次:填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件填写起止页号.
3,卷内备考表的编制
(1)卷内备考表排列在卷内文件尾页之后,样式应符合附录C.
(2)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数,各类文件页数(照片张数),以及立卷单位对案卷情况的说明,如文件的变更和参照情况.
4,案卷封面的编制
(1)案卷封面样式应符合附录D.
(2)档号,档案馆(室)号和缩微号由大朗镇档案馆填写.
(3)案卷题名:应简明准确地揭示卷内文件内容,由①建设单位名称,②工程地址,③工程名称,④分部工程或专业名称,⑤卷内文件内容三部分构成,其中⑤卷内文件内容必须符合《东莞市市政基础设施工程档案移交内容一览表》(附录A)中所列案卷内容(标题)的要求.且最多不得超出40个汉字.
(4)当同一类文件数量较多,可以组成多卷时,这些案卷的题名相同,题名后面加上括号,括号内以简短文字概括本卷内容.
(5)编制单位:填写卷内文件的形成单位或主要责任者,有多个形成单位时,选择其中一个主要的,其余用"等"代替.
(6)编制日期:填写案卷内全部文件形成的起止日期.
(7)卷内目录,卷内备考表,案卷封面必须采用打印件,不得用手写.
(8)委托境外设计,施工的建设工程,其卷内目录和案卷封面必须采用中文和外文两种文字.
5,案卷装订:案卷可采用装订和不装订两种形式.文字材料必须装订,装订前要去除文件上的金属物,用白色棉纱线在卷面左边一厘米处,上下分四等份打三孔装订,结头统一放在案卷背后,要求整齐,美观,结实.图纸不装订,须采用牛皮纸打印内置封面.
6,案卷的装盒:工程档案移交时必须按案卷顺序装盒,案卷较薄时,可多卷装入一盒(不超过5卷),卷盒样式符合附录D,E,质量符合镇档案馆的要求.
7,卷盒的填写:卷盒封面无须填写,只须在卷盒脊背的"档号"栏用铅笔填写本盒内案卷的起止号,"案卷题名"栏填写工程名称.(针对由建设单位移交的新竣工工程)
(五)声像档案的编制
声像档案是指在城市规划建设管理过程中形成的有保存价值的以照片(包括底片),录像带,影片,唱片,录音带,光盘等方式记录信息的载体,并辅以文字说明的历史记录.
建设工程声像档案,是竣工档案的重要组成部分,是反映建设工程现场原地物,地貌和工程施工主要过程及建成后的建(构)筑物的照片和录像档案.
1,工程照片要求图像清晰,对同一拍摄对象要有不同角度(阶段)的照片.照片为相纸冲晒光面照片,光学照片应附底片,数码相片应配光盘,每张照片都应有文字说明,说明包括工程名称,标段,里程,施工阶段,隐蔽部位,拍摄时间,拍摄地点,摄影者等内容,并整理成册.使用数码相机拍摄,其影像不能进行后期加工.
2,工程录像要求图像清晰,有字幕或解说.解说与画面,字幕要同步和准确,录像带规格为广播级专业带,同时附有文字说明,内容包括工程名称,设计单位,施工单位,工程地点,开工日期,竣工日期,建筑面积,结构,层数,道路(或桥梁)长度和宽度,录制日期,录制人等.

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