文书档案归档整理方法
1,总的方法:顺其自然,单件归档.即顺应文件形成的本来状况,以自然件为归档单位,逐件整理归档.
2,"件"含义
(1)单份文件,一份文件为一件;
(2)正件与附件合为一件;
(3)来文与复文(请示与批复,函与复函)合为一件;
(4)会议记录,会议纪要成套性材料每次(期)为一件;
(5)各种报表,名册,图册等,一册(本)为一件.
3,分类
按年度——保管期限(永久,长期,短期)进行分类整理归档.
4,编制页码:原则上保留归档文件本身的页码,如文件本身没编页码的应编制页码,或者文件有增加的,应补充页码,用打码机或黑色的墨水笔填写都可以.
5,盖章编号
(1)归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章,并填写档案章有关栏目的内容.
档案章格式:
(年度)
(件号)
(保管期限)
(2)档案章的项目及填写内容:
件号:文件的顺序号.年度,保管期限(永久,长期,短期)编制1 个流水号,每年断号.
年度:填写文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注.如:"2000"
保管期限:归档文件保管期限的名称.如:"永久"
注:在每年归档工作结束后,如发现有其它文件没及时归档的,可将该文件排在已归档文件之后编号归档.
6,装盒及填写盒内备考表
(1)归档文件编号后.按照年度,保管期限,编号顺序装入档案盒,不同保管期限的档案不能装入同一个盒中,并按要求在盒的脊背上盖上各项内容.盒号暂不要编.
(2)填写盒内备考表.
盒内情况说明:主要填写本盒内文件缺损,修改,补充,移出,销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可不用填写;
整理人:负责整理归档文件的人员姓名;
检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名;
日期:归档文件整理完毕的日期.
7,填写归档文件目录:(见图A1归档文件目录式样)
归 档 文 件 目 录
件号
责任者
文号
题 名
日期
页数
备注
图A1 归档文件目录
(1)件号:编制的流水号;
(2)责任者:文件的署名者或发文机关;
(3)文号:文件的发文字号(没有文号的不用填写)
(4)题名:即文件的标题,一般应照实抄录.原文没有标题的应加拟标题,原文标题不能说明内容的,应重拟标题.凡加拟的标题都外加"[]"号;(举例: [关于重点建设项目建档工作的]补充通知
(5)日期:指文件形成的日期;例:2005.01.01
(6)页数:指每一份归档文件本身的有效页数;(注意:正反面)
(7)备注:用以标注归档文件的变化情况或参见标号;
(8)归档文件目录一式二份,一份放入目录夹装订,一份放入档案盒.
8,编写归档说明
归档说明的内容包括:
(1)单位的名称;
(2)单位领导名单及任免时间;
(3)当年的主要工作情况
(4)当年档案归档情况.
9,档案目录夹的整理(见归档文件目录封面式样)
按年度——保管期限排列的顺序将归档说明和归档目录用目录夹(红色档案目录夹)装订成检索目录册,逐年增加,将目录夹装满为止.
归档文件目录封面式样
归 档 文 件 目 录
全宗名称
年 度
保管期限
机 构
(问题)