1 临沂大学实验管理中心 临大实字﹝2013﹞7 号 临沂大学实验仪器设备验收管理规定 (试行) 第一条 为进一步规范我校实验仪器设备验收管理工作,维护 学校利益,增强实验仪器设备验收的透明度及公信力,防范各种 风险,杜绝违纪违法行为,根据我校仪器设备管理规定及采购工 作监督管理办法等文件,结合我校实际,特制定本管理规定. 第二条 本管理规定所称的实验仪器设备是指学校根据实验 教学、科研工作需要所购的实验仪器设备. 第三条 实验仪器设备申报与使用部门应确定专人(包括首席 申报人与实验工作人员)全过程负责仪器设备的接收、安装、调 试等. 第四条 设备采购管理部门在实验仪器设备招标完成后,应将 合同副本(或复印件)尽快转交实验管理中心、实验仪器设备申 2 报与使用部门,以便做好设备接收及准备工作. 第五条 实验仪器设备的接收 实验仪器设备应由供应商(服务商)负责送达我校指定的安 装地点,由采购管理部门经办人、设备申报与使用部门实验室工 作人员等负责接收.接收时应现场拆箱检查(进口设备必须有海 关工作人员在场时拆箱) ,在不具备拆箱条件的情况下,暂由指定 接收人临时接收保管,等厂家安装人员到后再拆箱. 接收工作具体包括:检查货物是否与采购计划相符,到货数 量、货物的完整性,设备的内外包装是否完好,有无破损、变形、 碰撞创伤、雨水浸湿、锈蚀等情况,设备经初验合格后方可接收. 所有参加初验人员必须对接收结论签字确认,填写接收单,做好 相关记录. 第六条 验收前的准备工作 采购管理部门负责督促供货商完整履行采购合同,安装、调 试及培训等合格后,及时发出实验仪器设备验收通知书,将仪器 设备调试合格单、管理使用人员培训单连同所验收实验仪器设备 的采购合同、招投标文件、仪器设备详细信息等验收材料一起送 达实验管理中心. 实验室工作人员必须做好实验仪器设备验收前的各项准备工 作,收集好所验收仪器设备的各种信息资料;实验仪器设备在验 3 收时所必需的场地、水、电、气、耗材等基本运行条件要充分准 备好.实验管理中心对设备管理与使用人员的培训及安装调试工 作给予必要的协助. 第七条 实验仪器设备验收所需的提供基本材料 (一)该批实验仪器设备的招投标文件及采购合同等; (二)供应商提供的安装、调试合格单及设备管理与使用人 员培训记录; (三)仪器设备生产厂商提供的产品合格证、说明书、相关 文件与技术资料等. (四)所验收实验仪器设备的详细信息,包括出厂编号、生 产日期、生产厂家等. 第八条 实验仪器设备验收小组的成员组成 实验仪器设备验收工作由实验管理中心组织,成员由教务处 (实验教学仪器设备)、学术部(科研仪器设备)、申报单位等 相关人员及实验仪器设备首席申报人、使用人、管理人、校内外 专家等共同组成. 供应商、采购管理部门等应参与所供设备的验收工作,但在 验收小组形成验收结论时应回避. 纪委、监察处、学校招标采购监督办公室等负责全程监督. 第九条 实验仪器设备验收小组成员基本要求 4 验收小组成员应具有较高的业务素质,良好的职业道德,在 验收过程中能以客观公正、廉洁自律、遵纪守法为行为准则;不 得泄漏工作秘密、营私舞弊、刁难厂家、收受贿赂. 因违纪违规或个人过失给学校造成损失的要追究相关人员的 责任. 第十条 验收工作 验收小组要严格依据招投标文件、合同等验收材料仔细核对 设备的名称、规格、型号、生产厂家、附件数量等,认真检查安 装调试及试运行记录,确定设备的各项指标参数与各项验收材料 规定是否相符,详细记录现场运行情况.如果设备需要进行拷机, 必须严格按照厂方规定的操作规程进行拷机,一般应连续运行 24~48 小时. 对单台价格 40 万元及以上大型贵重精密实验仪器设备或大的 系统集成项目的验收,校内条件无法确定质量等级或无法明确是 否合格的,可以聘请权威检验部门或校外专家进行检验;属于法 定检验的产品,参照法定检验部门的检验结论做出验收结论;校 外验收专家的聘请由监察处、实验管理中心牵头,各相关单位积 极配合. 验收结束后验收小组要在现场给出实验仪器设备的验收结 论,详细填写《临沂大学实验仪器设备验收单》.单价在 40 万元 5 (含)以上的大型设备验收合格后,需填写《临沂大学大型实验 仪器设备验收报告》 ,如有软件验收项目需同时填写《临沂大学购 置软件验收报告》.验收过程中各验收小组成员应依据验收资料 对设备进行认真检查、测试、严格把关,坚持质量标准、充分发 表验收意见,在此基础上形成客观、准确的验收结论.参与验收 的全部人员要现场签字确认验收结论,当验收小组成员对验收结 论有不同意见时,应当在验收报告中注明. 第十一条 验收过程中所填写《临沂大学实验仪器设备验收 单》、《临沂大学购置软件验收报告》、《临沂大学大型实验仪 器设备验收报告》,原件由实验管理中心留存备查,副本交付采 购管理部门、招标监督部门等,作为办理支付手续、监督等依据. 第十二条 实验仪器设备验收后的问题整改期限及相关责任 验收工作原则上应为验收通知单发出后十个工作日内完成. 对于在验收过程中发现的问题,验收小组应及时书面通知学 校采购管理部门,采购管理部门负责协调供货商整改.供货商应 及时查找问题的原因,并在两个工作日内做出回应,问题整改不 超过 10 个工作日.经整改后,采购管理部门应及时通知验收小组 进行第二次验收.经过二次验收仍不合格的,由采购管理部门负 责书面通知供货商,一般应作退货处理. 第十条 本办法自发布之日起施行,实验管理中心负责解释, 6 与上级文件不一致的,以上级文件为准. 附件 1:临沂大学实验仪器设备验收单 附件 2:临沂大学大型实验仪器设备验收报告 附件 3:临沂大学购置软件验收报告 附件 4:实验仪器设备验收流程图 二一三年四月二十日 7 附件 1: 临沂大学实验仪器设备验收单 设备管理部门: 验收日期: 年月日编号: 合同编号 经费来源 设备名称 型号规格附件情况 出厂编号 生产日期 数量单价 总价生产厂家 联系电话 供货单位 联系电话 设备存放地点 安装 完成 时间 设备在安装调 试、试用过程 中的情况 验收内容设备是否 全新完好 使用性能是 否达到要求 技术指标是否与合同、招标文 件等相符 设备配件是否与 采购要求相符 技术文档 是否齐全 其他验收情况 验收结论 参加验收 人员签名 监督人员 验收组长 主管领导 备注8附件 2: 临沂大学大型实验仪器设备验收报告 设备管理部门: 验收日期: 年月日合同编号 经费来源 设备名称 中文 外文 型号规格附件 及技术资料情况 设备单价 合同总金额 港到机场日期 站 到校日期 开箱(接收)日期 接收人安装地点 管理人供应商供应商电话 制造国及厂家 厂家电话 仪器编号 出厂日期 9 验收记录1.货物清单验收 (主机及 配件、 技术资料是否齐全) : 2.该仪器设备的主要功能 及应用范围 3.仪器设备性能指标验收: ⑴安装测试条件、仪器、样品: ⑵功能、技术指标验收(包括附件): 验收项目 招标文件、合同、及说明书规 定指标 实际测试指标 备注 4.其他验收情况:(包括仪器外表及性能技术指标) 5.验收结论 验收小组成员(签字): 监督人员 验收组长 主管领导 备注10 临沂大学购置软件验收报告 设备管理部门: 验收日期: 年月日编号: 合同编号 经费来源 软件名称 版本号技术指标 是否有防火墙?是否能远程登录?信息保密措施及后期升级措施等 软件单价 数量使用范围 管理人 安装服务器(微机)编号 安装地点 供应商供应商电话 软件版权所有者(厂商) 服务电话 是否收到知识产权证书 是否收到授权证书 软件介质包装是否:完整、未拆封、有防伪标志 是否收到软件介质 (何种介质) 软件序列号(或注册号) 是否已在原厂商官方网站或以其他方式注册(注册网址或联系方式) 技术资料(含系列号、安 装登录密码)保管单位 学校技术维护 人员 验收情况及结论 验收人员签字 监督人员 验收组长 主管领导 备注:①知识产权证书必须由原厂商提供,授权证书必须由原厂商授权临沂大学为最 终用户;②通过网络注册或其他方式授权,必须提供授权协议,填写注册网址或联系方式, 并附上注册成功的确认信息或授权的查询结果. 11 附件 4: 实验仪器设备验收流程图 不合格 实验仪器设备到货后,拆箱进行 初步验收 接收,做好安装调试、使 用前准备 供货商将调试报告单、人员培训单、仪器设备 详细信息(包括设备出厂编号、生产日期、附 件数量等)及验收申请交采购管理部门 采购管理部门将验收相关材料送达实验 管理中心,实验管理中心组织验收 采购管理部门负责督促供货商整改后,组织 第二次验收 采购管理部门等办理支付手续 退货或换货 第一次验收不合格 合格 合格 二次验收 使用单位会同招标采购管理部门、供应商等进 行设备安装、调试及相关人员培训 第二次验收不合格 退货
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1 临沂大学实验管理中心 临大实字﹝2013﹞7 号 临沂大学实验仪器设备验收管理规定 (试行) 第一条 为进一步规范我校实验仪器设备验收管理工作,维护 学校利益,增强实验仪器设备验收的透明度及公信力,防范各种 风险,杜绝违纪违法行为,根据我校仪器设备管理规定及采购工 作监督管理办法等文件,结合我校实际,特制定本管理规定. 第二条 本管理规定所称的实验仪器设备是指学校根据实验 教学、科研工作需要所购的实验仪器设备. 第三条 实验仪器设备申报与使用部门应确定专人(包括首席 申报人与实验工作人员)全过程负责仪器设备的接收、安装、调 试等. 第四条 设备采购管理部门在实验仪器设备招标完成后,应将 合同副本(或复印件)尽快转交实验管理中心、实验仪器设备申 2 报与使用部门,以便做好设备接收及准备工作. 第五条 实验仪器设备的接收 实验仪器设备应由供应商(服务商)负责送达我校指定的安 装地点,由采购管理部门经办人、设备申报与使用部门实验室工 作人员等负责接收.接收时应现场拆箱检查(进口设备必须有海 关工作人员在场时拆箱) ,在不具备拆箱条件的情况下,暂由指定 接收人临时接收保管,等厂家安装人员到后再拆箱. 接收工作具体包括:检查货物是否与采购计划相符,到货数 量、货物的完整性,设备的内外包装是否完好,有无破损、变形、 碰撞创伤、雨水浸湿、锈蚀等情况,设备经初验合格后方可接收. 所有参加初验人员必须对接收结论签字确认,填写接收单,做好 相关记录. 第六条 验收前的准备工作 采购管理部门负责督促供货商完整履行采购合同,安装、调 试及培训等合格后,及时发出实验仪器设备验收通知书,将仪器 设备调试合格单、管理使用人员培训单连同所验收实验仪器设备 的采购合同、招投标文件、仪器设备详细信息等验收材料一起送 达实验管理中心. 实验室工作人员必须做好实验仪器设备验收前的各项准备工 作,收集好所验收仪器设备的各种信息资料;实验仪器设备在验 3 收时所必需的场地、水、电、气、耗材等基本运行条件要充分准 备好.实验管理中心对设备管理与使用人员的培训及安装调试工 作给予必要的协助. 第七条 实验仪器设备验收所需的提供基本材料 (一)该批实验仪器设备的招投标文件及采购合同等; (二)供应商提供的安装、调试合格单及设备管理与使用人 员培训记录; (三)仪器设备生产厂商提供的产品合格证、说明书、相关 文件与技术资料等. (四)所验收实验仪器设备的详细信息,包括出厂编号、生 产日期、生产厂家等. 第八条 实验仪器设备验收小组的成员组成 实验仪器设备验收工作由实验管理中心组织,成员由教务处 (实验教学仪器设备)、学术部(科研仪器设备)、申报单位等 相关人员及实验仪器设备首席申报人、使用人、管理人、校内外 专家等共同组成. 供应商、采购管理部门等应参与所供设备的验收工作,但在 验收小组形成验收结论时应回避. 纪委、监察处、学校招标采购监督办公室等负责全程监督. 第九条 实验仪器设备验收小组成员基本要求 4 验收小组成员应具有较高的业务素质,良好的职业道德,在 验收过程中能以客观公正、廉洁自律、遵纪守法为行为准则;不 得泄漏工作秘密、营私舞弊、刁难厂家、收受贿赂. 因违纪违规或个人过失给学校造成损失的要追究相关人员的 责任. 第十条 验收工作 验收小组要严格依据招投标文件、合同等验收材料仔细核对 设备的名称、规格、型号、生产厂家、附件数量等,认真检查安 装调试及试运行记录,确定设备的各项指标参数与各项验收材料 规定是否相符,详细记录现场运行情况.如果设备需要进行拷机, 必须严格按照厂方规定的操作规程进行拷机,一般应连续运行 24~48 小时. 对单台价格 40 万元及以上大型贵重精密实验仪器设备或大的 系统集成项目的验收,校内条件无法确定质量等级或无法明确是 否合格的,可以聘请权威检验部门或校外专家进行检验;属于法 定检验的产品,参照法定检验部门的检验结论做出验收结论;校 外验收专家的聘请由监察处、实验管理中心牵头,各相关单位积 极配合. 验收结束后验收小组要在现场给出实验仪器设备的验收结 论,详细填写《临沂大学实验仪器设备验收单》.单价在 40 万元 5 (含)以上的大型设备验收合格后,需填写《临沂大学大型实验 仪器设备验收报告》 ,如有软件验收项目需同时填写《临沂大学购 置软件验收报告》.验收过程中各验收小组成员应依据验收资料 对设备进行认真检查、测试、严格把关,坚持质量标准、充分发 表验收意见,在此基础上形成客观、准确的验收结论.参与验收 的全部人员要现场签字确认验收结论,当验收小组成员对验收结 论有不同意见时,应当在验收报告中注明. 第十一条 验收过程中所填写《临沂大学实验仪器设备验收 单》、《临沂大学购置软件验收报告》、《临沂大学大型实验仪 器设备验收报告》,原件由实验管理中心留存备查,副本交付采 购管理部门、招标监督部门等,作为办理支付手续、监督等依据. 第十二条 实验仪器设备验收后的问题整改期限及相关责任 验收工作原则上应为验收通知单发出后十个工作日内完成. 对于在验收过程中发现的问题,验收小组应及时书面通知学 校采购管理部门,采购管理部门负责协调供货商整改.供货商应 及时查找问题的原因,并在两个工作日内做出回应,问题整改不 超过 10 个工作日.经整改后,采购管理部门应及时通知验收小组 进行第二次验收.经过二次验收仍不合格的,由采购管理部门负 责书面通知供货商,一般应作退货处理. 第十条 本办法自发布之日起施行,实验管理中心负责解释, 6 与上级文件不一致的,以上级文件为准. 附件 1:临沂大学实验仪器设备验收单 附件 2:临沂大学大型实验仪器设备验收报告 附件 3:临沂大学购置软件验收报告 附件 4:实验仪器设备验收流程图 二一三年四月二十日 7 附件 1: 临沂大学实验仪器设备验收单 设备管理部门: 验收日期: 年月日编号: 合同编号 经费来源 设备名称 型号规格附件情况 出厂编号 生产日期 数量单价 总价生产厂家 联系电话 供货单位 联系电话 设备存放地点 安装 完成 时间 设备在安装调 试、试用过程 中的情况 验收内容设备是否 全新完好 使用性能是 否达到要求 技术指标是否与合同、招标文 件等相符 设备配件是否与 采购要求相符 技术文档 是否齐全 其他验收情况 验收结论 参加验收 人员签名 监督人员 验收组长 主管领导 备注8附件 2: 临沂大学大型实验仪器设备验收报告 设备管理部门: 验收日期: 年月日合同编号 经费来源 设备名称 中文 外文 型号规格附件 及技术资料情况 设备单价 合同总金额 港到机场日期 站 到校日期 开箱(接收)日期 接收人安装地点 管理人供应商供应商电话 制造国及厂家 厂家电话 仪器编号 出厂日期 9 验收记录1.货物清单验收 (主机及 配件、 技术资料是否齐全) : 2.该仪器设备的主要功能 及应用范围 3.仪器设备性能指标验收: ⑴安装测试条件、仪器、样品: ⑵功能、技术指标验收(包括附件): 验收项目 招标文件、合同、及说明书规 定指标 实际测试指标 备注 4.其他验收情况:(包括仪器外表及性能技术指标) 5.验收结论 验收小组成员(签字): 监督人员 验收组长 主管领导 备注10 临沂大学购置软件验收报告 设备管理部门: 验收日期: 年月日编号: 合同编号 经费来源 软件名称 版本号技术指标 是否有防火墙?是否能远程登录?信息保密措施及后期升级措施等 软件单价 数量使用范围 管理人 安装服务器(微机)编号 安装地点 供应商供应商电话 软件版权所有者(厂商) 服务电话 是否收到知识产权证书 是否收到授权证书 软件介质包装是否:完整、未拆封、有防伪标志 是否收到软件介质 (何种介质) 软件序列号(或注册号) 是否已在原厂商官方网站或以其他方式注册(注册网址或联系方式) 技术资料(含系列号、安 装登录密码)保管单位 学校技术维护 人员 验收情况及结论 验收人员签字 监督人员 验收组长 主管领导 备注:①知识产权证书必须由原厂商提供,授权证书必须由原厂商授权临沂大学为最 终用户;②通过网络注册或其他方式授权,必须提供授权协议,填写注册网址或联系方式, 并附上注册成功的确认信息或授权的查询结果. 11 附件 4: 实验仪器设备验收流程图 不合格 实验仪器设备到货后,拆箱进行 初步验收 接收,做好安装调试、使 用前准备 供货商将调试报告单、人员培训单、仪器设备 详细信息(包括设备出厂编号、生产日期、附 件数量等)及验收申请交采购管理部门 采购管理部门将验收相关材料送达实验 管理中心,实验管理中心组织验收 采购管理部门负责督促供货商整改后,组织 第二次验收 采购管理部门等办理支付手续 退货或换货 第一次验收不合格 合格 合格 二次验收 使用单位会同招标采购管理部门、供应商等进 行设备安装、调试及相关人员培训 第二次验收不合格 退货