第九讲 会议策划与营销 

 浙江旅游职业学院  康保苓 

      

 

第一节    会议策划 
 

• 教学目的与要求：通过本章的学习了解会议策划的要素、会议策划的内容和要求，能够撰写会议总体策划文案。

 

• 本节主要内容：

 

• 一、会议策划的概况
• 二、会议前期的准备工作

 

一、会议策划的概况 

• （一）会议工作流程
• 1、会前  
  （1）与会议主办方洽谈  
  （2）提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方  
  （3）派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。  
  （4）确定方案，签订合同，预付定金。

 

• 2、会中  
  （1）会议接待 
  （2）会前准备
• （3）会议场所 
  （4）会议住宿 
  （5）会议餐饮
• （6）会议旅游
• （7）会议娱乐 
  （8）会议服务

 

• 3、 会后  
  （1）结帐 
  （2）资料收集
•          等等

 

（二）会议策划的要素 
 

• 5W1H (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW)
• 1、 WHO :谁来参加会议？会议规模、预期参加会议的人数，是否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是否有海外代表？

 

• 2、WHAT: 会议是什么类型的会议？ 

 

• 3、WHEN
• 组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟邀请嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动是否会影响参会人数等
• (考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素.

 

 

 

• 4、 WHERE:会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。
• 会议选址，考虑交通、食宿、旅游资源、地点与会议主题的关系等　　 
       
  　　     
  　

 

• 5、WHY: 举办会议的目的
• 6、HOW: 具体的会议形式(包括:会议空间、设备、餐饮、娱乐等)

 

（三）会议筹办的时间周期 

• 筹办的时间周期
• 小型专项研讨会---几个月
• 中型新产品发布会----半年
• 大型培训班---1年
• 国际协会举办的大型会议---2-3年

 

（四）会议策划的基本流程 

落实时间地点 

确定主题和目标 

初步设计方案 

确立所有关键任务 

落实到人或机构 

确定日程表 

定期交流、过程监控 

制定预算 

详细方案、制定企划书 

方案得到认可 

会议整体构思 

市场调研、确定计划

 

二、会议的前期准备工作 

• （一）确定会议目标和主题
• 1、确定会议目标
• 会议目标是会议各项工作的指挥棒，是会议日程安排和内容的基础。

 

• 2、确定会议的主题
• 主题：就如同写文章的题目，把会议的实质问题画龙点睛地勾画出来，并尽可能反映时代特征或问题的紧迫感。 
  
• 会议主题与会议目标的关系：会议主题服从目标

 

• 案例：日本爱知世博会目标：呼吁保护环境、实现人与自然共存的21世纪 

    主题---“自然的智慧”

• 2010年上海世博会主题“城市---让生活变得更美好”

副主题：经济发展、可持续发展、城乡相互作用、高技术发展、城市与多元文化发展 

 

（二）确定会议议题 
 

• 议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。

 

• 议题制定的原则：
• 1、服从目标
• 2、主题立意要高
• 3、处理好主题与议题的关系
• 主题是议题的集中体现，表达上更概括；主题统帅议题，主题通过议题具体化。

 

案例：2007休闲发展国际论坛 
 
 
 

 

（三）会议参加对象 

• 会议参加人员的确定，根据会议的目的、性质、议题、议事规则等确定。
• 1、法定会议，根据组织章程或议事规则确定；
• 2、会谈、谈判、国际多边会议等，由发起者、主办者和成员之间根据议题协商代表人选；
• 3、协会和学术会议，由协会会员和学术界有关人士自己做出是否出席会议。
• 4、纵向会议和部分横向性会议由会议组织者或领导决定。

 

（四）会议发言 

• 会议发言类型
• 传达式/讲课式
• 汇报式
• 审议式
• 讨论交流式

 

会议发言注意事项

 

（五）会议规模的确定 

• 1、会议的规模
• 主要会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。
• 2、会议规模的相关要素
• 会议的效率
• 会议场地情况
• 会议举办的成本

         

 
 

• （六）会议地点
• 1、交通
• 2、会议设施和服务

 

（七）会议场所的选择 

• 1、策划人员必须在初选的前提下对现场进行考察
• 选择带有会议设施的饭店场所的标准
• 位置
• 区位—市区、乡村、海滨、山区
• 环境优美
• 交通便利
• 是否容易寻找

 

（七）会议场所的选择 

• 2、会议室
• 数量与容纳量---是否适合举办会议
• 质量---隔音效果、断电应急设备、装潢、清洁度、座椅、通道、视听设备

 

（七）会议场所的选择 

• 3、住宿
• 客房数量—是否充裕、各种房型都有
• 质量—装潢、设施、卫生间大小、赏心悦目的外景、家具、娱乐等
• 网络

 

（七）会议场所的选择 

• 4、餐饮
• 食品质量
• 服务速度
• 食品种类
• 特殊食品的供应，如素食食品、清真食品
• 价格内所包含酒水的数量
• 活动参与者就餐的餐厅和餐位是否充足

 

（七）会议场所的选择 

• 5、饭店相关设施
• 活动期间会议主办者在饭店内是否有单独的办公室
• 休闲设施，如游泳池、网球场、歌舞厅等
• 公共区域的质量
• 停车位
• 配备电脑、传真、通讯、秘书设备的商务中心
• 是否能够满足客人对展览空间的需求

 

（七）会议场所的选择 

• 6、人力资源
• 管理—是否是负责的、高效的、给予支持的
• 是否配有专业视听技术人员
• 员工培训的水平
• 是否有提供专门活动的联系人

 

（七）会议场所的选择 

• 7、价格
• 公布的房价
• 价格协商的余地
• 付款的方式与条件

 

（七）会议场所的选择 

• 8、安排专项服务的能力
• 摄影师、演艺人员、花商等

 

（七）会议场所的选择 

• 9、其他
• 是否有方便残疾参与者的设施
• 是否有同声传译设备
• 是否有印刷设备
• 是否有存储空间
• 是否有免费的定点班车

 

（八）会议时间 
 
 

　 包括三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。 
     
　    
 
 

     

 

（九）会议的议程 
 

• 1、什么是会议议程？
• 会议议程是一次会议所讨论的问题及进展程序，所讨论的问题称为议题或已成项目。一般来说，开幕式、大会发言、分组讨论、其他事项、通过报告书、闭幕式等。由会议的领导者和主办者决定，会议中由主持人掌握。

 

• 2、确定会议议程的方法
• （1）根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；
• （2）是根据会议的主题，确定会议发言人；
• （3）是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；
• （4）是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。

 

案例:杭州特色潜力行业论坛议程

 

（十）会议日程 

• 会议日程
• 会议各项活动的时间安排，一般要落实到单位时间。

 

• 其他会议相关活动的安排

 

（十二）会议公关与宣传 
 
 

• 1、时段 
  会前、会间、会后 
  2、方法 
  媒体沟通法、内部宣传法、气氛渲染法

 

（十三）会议预算 

• 房费、餐费、门票、交通费、会议室费用等
• 预算
• 创造一定程度的利润
• 保持收支平衡
• 即便超支，也必须保持在一定的金额之内

 

（十三）会议预算 

• 预算
• 固定成本：不论参加者人数多寡都需要承担的那部分费用。如：发言人的出场费、场地租赁费、市场营销开支、设备租金。
• 可变成本：根据参加人数的多寡而发生变化的那部分费用。如：餐饮、住宿、打印与邮费等。
• 收入的来源：会务费、赞助费、与会议相关的展览中租出的展位、会议广告横幅、会议宣传手册中登广告等。

 

（十三）会议预算 
 

• 实现最佳资金流动状况：
• 提早获取收入，如收取订金；
• 尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费用。
• 一般会留出10%的应急费用
• 如活动有可能取消，必须保证有足够的资金支付违约金等费用。
• 通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出，但须注意不能影响活动的整体质量。

 

（十四）会议中的休闲活动 

• 会议旅游、考察等

 

（十五）会议报名表的设计 

• 应该一次性地列出主办者需要知道的一切信息

 

文案写作：会议总体方案构成要素 

• 1、会议的名称
• 2、会议的目标和指导思想、意义
• 3、会议的主题、议题和日程
• 4、会议的对象和规模
• 5、会议的时间
• 6、会议地点：合适的举办地（什么国家或地区、什么城市）、合适的场馆（会场、宾馆的布置及要求）
• 7、主办单位、承办单位、协办单位等
• 8、会议的举行方式、配套活动、辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等
• 9、会议的接待、后勤保障措施和手段
• 10、会议的宣传方式（召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等）
• 11、会议经费的预算以及筹措经费的渠道、方式
• 12、其他需要说明的事项

 

• 作业1、撰写一份国际会展产业论坛的会议策划方案

 

第二节、会议营销 

• （一）会议营销策略
• 1、会议营销对象
• 2、会议营销策略
• 会议产品“顾客化”
• 追求品牌的知名度
• 寻求产品生命周期的延续
• 产品差别化销售

 

• （二）广告技巧
• 1、原则
• 2、会议广告的方式
• 信函
• 媒体宣传

 

• （三）主题活动促销
• 酒店独立承担
• 一家酒店与有关单位共同实施
• 多家酒店与其他有关单位参加的目的地营销

 

 
 
 

• （四）参加世界旅游贸易展销会

 

• （五）编制重要的客户计划

 

• （六）会议报价
• 1、报价种类
• 会议散价
• 会议套价
• 2、报价技巧

 

案例：深圳富苑酒店销售方案 

• 深圳富苑酒店十二个可分别容纳10-1000人的多功能会议及宴会厅均配备了先进完善的设施设备，专业营销团队将为您提供全方位策划、热情周到的服务。全城独一无二的无柱式天幕中庭宴会厅高达21米，可轻松举办500多人的大型宴会。不管是私人寿筵喜筵、亲朋聚会还是公司会议庆典，都可以在此感受至尊至上的贵宾待遇。 
   
  　　

 

• 深圳富苑酒店特别为您推出健康模式半天会议包价及全天会议包价 
   
  半天会议包价:每位人民币300+15％服务费（ 此套方案适用于十人及以上使用） 
  您可尊享以下服务： 
  　　4小时的会议室使用，从早上8:00至中午12:00或 下午13:00至 
  　　下午17:00 
  　　上午或下午小憩咖啡或茶, 配以小点心 
  　　15分钟由坦玛拉水疗中心培训师指导的放松课程 
  　　健康行政午餐（西式套餐或中式围餐） 
  　　午餐软饮 
  　　免费会议配套设施的使用：白板或写字板配马克笔、便笺纸、 
  　　铅笔、瓶装蒸馏水、薄荷糖、2支麦克风、宽频上网系统

 

案例解读：会议产业链与会议营销对策

 

（七）酒店会议营销与传播对策 
 

• 1、主要客户在哪儿——确定目标会议类型

 

• 2、他们为什么会来——了解客户心理

 

• 3、多远半径内的人会来——掌握客户的区域分布

 

• 4、怎么让他们知道——理清传播途径

 

• 5、怎么打动客户——策划专业而准确的传播内容

 

• 6、怎么让他们来——组织精准营销

 

• 7、会议来了怎么办——做好会议服务

 

• 8、如何让他们再来——做好客户管理工作

 

案例:上海世茂佘山艾美酒店营销策略

 

• 作业:制订一份2009休闲发展国际论坛的营销方案