10/31/2001
图书馆外文书刊
招标采购工作探讨
刘兹恒 博士
北京大学信息管理系


目前,我国图书馆文献采购经费平均每年的增长幅度在40%—60%之间,2005年已经超过30个亿.其中,高校图书馆特别是研究型大学图书馆更是在外文书刊采购中显示出了巨大的实力,如2004年北京大学图书馆的购书经费为2400万元,厦门大学图书馆的经费为2700万元,南京大学图书馆为3000万元,而这些经费中的70%左右是用于外文书刊的采购.据估计,现阶段具有同等采购能力的高校图书馆大概有30多家.而到2010年,有不少研究型高校图书馆的采购经费将会突破5000万元.


另一方面,随着改革开放的不断深入,我国书刊发行体制和发行渠道有了很大的变化,特别是进口原版外文书刊的发行,已经打破了由少数几家大型图书进出口公司的垄断经营,形成了多家竞争的局面,整体上使外文书刊发行的质量有了较大提高,发行价格也有了较大幅度的降低,给图书馆外文文献采访带来了很多实惠,也使图书馆选择的途径更加多元化.


由于我国书刊发行市场还不够规范,在竞相争夺图书馆客户的过程中,部分发行商并没有按照书刊发行的正常规律,片面地对图书馆客户实行高折扣,低价格的策略,掩盖了他们在服务中的许多缺憾,误导了图书馆的采访人员.一些发行商为了更多地得到图书馆的订单,甚至采用商业贿赂的方式,使一些贪图私利的馆长和采访人员走上了犯罪的道路,教训十分惨痛.


为了规范图书馆的文献采访行为,已经有越来越多的图书馆开始实行政府采购.而按照《中华人民共和国政府采购法》的规定,各级各类国家机关或事业单位,凡使用财政性资金进行的各种物品采购,都要实行政府采购.因此图书馆文献政府采购在市场背景和法律背景的双重作用下,很可能会是一种趋势.


1 招标采购
按照《中华人民共和国招投标法》的规定,招标又分为公开招标和邀请招标两种形式,招标的标的物可分为固定标的物和非固定标的物.固定标的物指所采购的文献内容和形式明确,能够详细列出文献的名称,卷期次,数量等具体事项.而非固定标的物是指,不能列出所采购文献的具体名称,数量,而是按年度或其他时间段对文献采购的数量或金额进行控制.一般用于选择长期供应商,也称招"资格标".


2 竞争性谈判
邀请不少于3家符合条件的供应商参加;组建谈判小组;由谈判小组与各供应商进行单独谈判;谈判结束后,要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价;谈判小组根据符合采购需求,质量和服务相等且报价最低的原则向上级政府采购管理部门推荐,或经政府采购部门授权,直接确定中标供应商.


3 询价采购
图书馆向上级采购管理部门提交实施某项询价采购的申请报告及相关资料,由采购管理部门审批;成立询价小组;询价小组根据采购需求,从符合条件的供应商中选取不少于3家的被询价的供应商,并向其发出询价通知书,要求其一次报出不得更改的价格;询价小组根据符合采购需求,质量和服务相等且报价最低的原则向上级政府采购管理部门推荐,或经政府采购部门授权,直接确定中标供应商.

4 单一来源采购
一些邮发期刊或影印外文书刊,只有一个供应商,就需要采用这种方式.通常是由图书馆向上级政府采购管理部门提交实施某项单一来源采购的申请报告及相关资料,由采购管理部门审批,重大项目还需图书馆上级主管领导审批;成立单一来源谈判小组;就项目的技术,服务和价格展开谈判,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购.

通过许多学者的研究,图书馆文献招标采购从理论上说有很多好处,表现在:
1,有利于图书馆选择资信优良的发行商.
2,有利于图书馆获得更多的配套服务.
3,有利于图书馆获得更多的优惠价格.
4,有利于规范书刊发行的市场秩序.

但是,从目前实际进行招标采购的情况看,有相当数量的图书馆对这一做法的效果并不满意,而不少发行商也对这种采购方式多有抱怨:图书馆不满意实行招标采购以后,中标书商没有完全履行投标时的承诺,使图书馆藏书的质量得不到保证,损害了图书馆的利益;而书商们则抱怨图书馆过分苛求,不仅使他们无利可图,有时还要向图书馆倒贴,他们甚至发出了"不中标要死,中了标更要死"的哀叹.

下一页