大学英语应用文(书信)写作
书信是日常生活中常用的文体,是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具.英文书信分为两大类:私人信件和公务信件. 私人信件是指亲戚朋友之间的通信.这两类书信各有自己的格式.一般说来,私人信件不拘形式,信文多用手写,也可打印; 公务信件是单位与单位或单位与个人之间来往的书信,可能是推荐信、求职信、入学申请书、邀请信,或询问、答复、反映意见(如投诉信)等的信件.公务信件要求比较严格,必须遵循一定的格式.
英语书信的结构:
英文书信通常包括6个组成部分:信头(heading,包括寄信人地址和日期);信内地址(inside address,指收信人地址);称呼(salutation);正文(body);结束语(complimentary); 签名(signature);有时候还包括附言(postscript)和 附件(attachment). 在考试中,由于篇幅所限,只要求考生在书信中包括称呼、正文、结束语和签名四个部分.
1. 信头(Heading) 信头是指发信人的地址和日期,通常写在第一页的右上角.行首可以齐头写,也可以逐行缩进写.地址的书写顺序由小到大:门牌号、街道、城市、省(州)、邮编、国名,最后写发信日期.私人信件一般只写寄信日期即可.例如: 123 Tianhe Road Tianhe District Guangzhou 510620 Guangdong Province P. R. C. March 15, 2002
发信日期的写法: ① 年份应完全写出,不能简写. ② 月份要用英文名称,不要用数字代替. ③ 月份名称多用公认的缩写式.但May, June, July, 因为较短,不可缩写. ④ 写日期时,可用基数词1,2,3,4,5,……28,29, 30,31等,也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31st等.但最好用基数 词,简单明了. 日期可有下列几种写法:① Oct. 20, 2004; ② 10 May., 2004;③ 3rd June, 2004; ④ Sept. 16th, 2004.其中,①最为通用.
2. 信内地址(Inside Address) 信内地址要写收信人的姓名和地址.在公务信件中要写明这一项,在私人信件中,这一项常常省略.该项写在写信日期下一行的左上角,格式与寄信人地址一样.
3 .称呼(Salutation) 称呼是对收信人的称谓,应与左边线对齐,写在收信人姓名、地址下面1-2行处.在称呼后,英国人常用逗号,美国人则常用冒号.在私人信件中可直呼收信人的名字,但公务信件中一定要写收信人的姓.大部分信件在称呼前加"Dear".如: Dear Professor/Prof. Bergen: Dear Dr. Johnson,对不相识的人可按性别称呼: Dear Sir: 或Dear Madam: Dear Ladies. 如果不知收信人的性别则可用Dear Sir or Madam:
3. 信的正文(Body of the Letter)正文是书信的主体.与中文信件不同的是,英文书信的正文的开头不是先写一些问候语,再阐明写信的目的,而是直接说明写信人的身份及写信的目的,然后提出写信人的情况、想法或要求,并加以必要的解释或说明.英文书信陈述目的时,应该直截了当,意思明确,层次清楚,言简意赅. 书信正文的第一句话或第一段,通常被称为起首语.一般说来,人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始,即先将对方来信的日期、主题加以简单描述,以便使对方一看便知该信是回答哪一封信的.如果是第一次给别人写信,也可用开头语作必要的自我介绍,并表明自己写信的主要目的.
正文写作格式: 正文的写作格式主要有英式和美式两种. 1)英式结构即缩进式结构,属于比较传统的结构,即每一段的第一行都向里缩进4-8个字符,且所有段落的缩进距离必须保持一致;称呼顶格写,落款则在中间偏右的位置. 2) 美式结构则是齐头式结构,其特点是所有段落的第一行都顶格写,段与段之间空一行,另外称呼、落款等也都顶格写. 商业信函以及电子邮件最好使用齐头式.
缩进式:Dear Kate,I wonder if you can lend me your MLA Handbook for Academic Writing. I am in the process of writing my graduation thesis, and need to consult the book now and then for standard formatting. Thus I might need to keep the book for about a month and a half, and I hope that would not bring any inconvenience to you. I assure you that I will maintain the book in good condition.If possible, please give me a call and I will come by your house to pick up the book. Thanks a lot.Yours,Judy

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