第七章 存货业务会计制度设计
一,采购业务内部控制方法的设计
(一)采购业务的内容及特点
存货采购是存货管理的第一环节.对于生产企业来说,存货的采购是生产的准备阶段,为了生产适销对路的盈利产品,必须采购生产适用,价格公道,质量合格的原材料.对于流通企业来说,要使企业获得尽可能多的销售收入,必须采购适销对路且价格公道的商品.因此,要保证企业获得良好的经济效益,必须加强存货采购业务的控制与核算,根据企业的生产经营特点建立相应的存货采购业务的内部控制制度和会计制度.要实现存货采购业务内部控制和会计制度设计的目标,首先必须了解存货采购业务的特点.存货采购业务一般具有以下特点:
1.它与生产和销售计划联系密切;
2.它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加;
3.业务发生频繁,工作量大,运行环节多,容易产生管理漏洞.
(二)采购业务内部控制制度设计的目标
针对存货采购业务的以上特点,其会计制度设计的目标应为:
1.存货的采购与生产,销售业务的要求保持一致;
2.货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良的存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性;
3.合理揭示企业应享有的购货折扣与折让;
4.防止采购环节中违法乱纪,侵吞企业利益等不法行为的发生;
5.保证采购业务在内,外部各环节的运行通畅和高效率;
6.及时,准确提供存货采购的会计信息.
(三)采购业务内部控制制度的设计
为实现采购业务内部控制制度设计的目标,存货采购业务的内部控制制度应包括以下几个方面:
1.职务分离制度
存货采购环节中的主要业务有提交请购单,签订采购合同,订货,收货和入账等.在这些业务中需要进行职务分离的主要有:
(1)在请购单中,对需要采购的物资品种,数量由生产或销售部门,保管部门根据需要量和现有库存量共同制定,然后交采购部门进行公开询价.
(2)采购合同应由生产或销售部门,采购部门,财务部门和法律部门会同供货单位共同签订.
(3)物资的采购人员不能同时负责存货的验收保管.
(4)物资的采购人员,保管人员,使用人员不能同时负责会计记录.
(5)采购人员应与负责付款审批的人员相分离.
(6)审核付款人员应与付款人员相分离.
(7)记录应付账款的人员应与出纳人员相分离.
2.存货采购的请购单控制制度
在确定存货采购时,必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量,以填制"物资需求单"的方式提前通知物资保管部门,由保管部门再根据现有存货的库存量计算出请购量后,正式提交"请购单".经过物资保管部门主管签字的请购单还必须通过采购部门和资金管理(或财务,下同)部门的确认后方可生效.存货采购的请购单由资金管理部门签署同意执行的意见后,再交采购部门,由采购部门将请购单报主管领导批准后存档备案并办理招标订货手续.
3.订货控制制度.
4.货物验收控制制度.
5.入账付款或应付账款控制制度.
6.会计稽核与对账制度.
(四)采购业务凭证流转程序的设计
1.设计采购凭证及其流转程序的原则
采购业务必须有严密的手续制度,规范的采购凭证及合理的凭证流转程序,使采购业务在业务,物价,储运,仓库和财会等部门既相互配合,又相互制约,才能收到好的效果.因此,采购凭证及其流转程序的设计必须遵循以下几个原则:
第一,有利于加速货物流转,提高工作效率;
第二,有利于明确经济责任,防止差错和损失;
第三,保证企业内部各环节及时取得所需的业务资料与核算资料;
第四,落实各项内部控制制度;
第五,保证及时,正确地组织会计核算.
2.采购凭证的设计

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