企业内部控制应用指引第xx号——合同
(草案)
第一章 总则第一条 为了引导企业加强对合同的内部控制,根据《中华人民共和国合同法》等法律法规和《企业内部控制基本规范》,制定本指引.
第二条 本指引所称合同是指企业与自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议.企业与本企业职工签订劳动合同等企业内部契约关系不适用本指引.
第三条 企业至少应当关注涉及合同管理的下列风险:
(一)合同行为违反国家法律法规,可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失.
(二)合同超越授权审批或未经适当审核,可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失.
(三)合同内容不完整、权利义务不明确或未签订书面合同,可能导致企业资产或股东权益遭受损失.
(四)合同条款未恰当履行或监控不当,可能导致违约损失.
(五)合同信息安全防护措施不当,可能导致商业秘密泄露.
(六)合同纠纷处理不当,可能导致企业权益受损.
第四条 企业在建立与实施合同管理内部控制过程中,至少应当强化对下列关键方面或者关键环节的控制:
(一)实行分级授权,归口管理.
(二)签约主体资格及合同订立的程序、形式、内容等应当合法合规.
(三)合同履行、变更和转让以及合同的权利义务终止应当得到有效监控.
(四)合同违约风险应当及时识别和有效处理.
第二章 职责分工与授权批准
第五条 企业应当建立合同管理的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保合同管理的不相容岗位相互分离、制约和监督.
合同管理的不相容岗位至少包括:
(一)合同的拟订与审批.
(二)合同的审批与执行.
(三)合同的执行与监督评估.
第六条 企业应当应当根据本单位的业务性质、机构设置和管理层级,建立合同分级授权管理制度,明确企业内部相关单位、部门和岗位的授权范围、授权期间、授权条件等.
属于上级合同管理单位权限的合同,下级单位不得签订.如下级单位认为确有需要签订超越权限的合同,应当提出申请,经上级合同管理单位批准后,依授权或委托办理.上级合同管理单位应当对下级单位合同订立、执行等情况进行监督检查.
企业对外签订合同应当由法定代表人(或公司章程等文件规定能够代表企业行使职权的主要负责人,下同)或其授权人签章,同时加盖单位印章或合同专用章.
授权签章的,应当签署授权委托书,授权对象应当符合法律法规及企业政策对被授权人资格或资质条件的要求.
被授权人应当在授权委托的范围内签订合同.除非授权委托书明确允许的,被授权人不得自行分转委托.
第七条 企业应当实行合同归口管理制度.
企业应当根据合同管理需要和部门职责范围,指定合同归口管理部门,对合同实施统一规范管理,定期对合同订立、执行等情况进行统计、归集,编制合同报表,报上级合同归口管理部门.合同归口管理部门可以根据实际需要设立法律事务岗位,配备具有法律专业资格的人员履行相应管理职责.
第三章 合同准备阶段的控制
第八条 企业应当建立相应的制度,规范合同正式订立前的资格审查、内容谈判、文本拟订等流程,确保合同的签订符合国家及行业有关规定和企业自身利益,防范合同签订过程中的舞弊、欺诈等风险.
第九条 企业应当对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资产负债等方面的情况进行审查,确定其是否具有独立承担民事责任的能力和合同履约能力.
第十条 企业应当根据合同签订目的对所指定的商品和服务的质量、价格、市场信誉等情况进行综合分析论证,确保合同标的物满足国家、行业的监管要求以及企业自身的经营需求.
第十一条 对企业经营有重大影响的合同或法律关系复杂的合同,应当要求法律、技术、财会、审计等方面的专业人员参加谈判,必要时可以聘请外部专家参与相关工作.对于谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见表述应当及时记录并妥善保存.
第十二条 企业应当指定专人负责拟订合同文本.合同文本原则上由业务承办部门起草,重大合同或特殊合同应当由企业法律部门参与起草,必要时可以聘请外部专家参与起草.
由签约对方起草的合同,企业应当认真审查,确保合同内容准确反映企业诉求.
国家或行业有合同示范文本的,企业可以优先选用,但在选用时,对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查,并根据企业的实际需要进行适当修改.

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