陕西师范大学档案档案馆 赵豪迈
电子文件管理与数字档案馆建设
陕西师范大学档案馆
今日主题
电子文件的概念
电子文件管理原则
电子文件的技术鉴定
电子文件的归档
电子文件的移交,接收与保管
档案信息的数字化
电子文件的长期保存
电子文件存储媒体
数字档案馆概述
陕西师大档案馆案例介绍
一,电子文件的概念
指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带,磁盘,光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读,处理,并可在通信网络上传送的文件.
电子文件的特点
(一)电子文件具备文件的基本特征
(二)电子文件自身的技术特点
(一)电子文件具备文件的基本特征
电子文件是文件的一种类型,应具有文件的各种属性,特别是要有特定的用途和效力.(这是电子文件与其他数字信息的基本区别,也是电子文件与其他形式文件的共同点)
1,电子文件也要求由法定作者制发
2,具有法定的权威性和现行效用
3,具有规范的体式和特定的处理程序
电子信息中,只有具有凭证作用和上述特点的,才能视为电子文件.
(二)电子文件自身的技术特点
由电子计算机生成和处理,其信息以二进制数字代码记录和表示,亦可称为"数字文件".(需要的信息用一串比特存储于与计算机存储器中,并可通过通信网络进行传输.)
编码形式上
数字化信息形态(二进制编码)
非人工识读性
对计算机系统的依赖性
信息的易更改性
载体特性上
载体与信息的可分离性
信息存储的高密度性
物理结构和逻辑结构的复杂性
载体的不稳定性
"数字信息"是电子文件的技术属性,而"文件"是电子文件的功能属性.电子文件是"数字信息"和"文件"的交集.
文件
数字信息
电子文件
电子文件发展的四个阶段
一,电子文件是形成纸质文件过程的产物,即"草稿性电子文件"
二,辅助性电子文件,即纸质文件为正本,电子文件为副本
三,电子文件阶段,即电子文件为正本,纸质文件为副本
四,无纸阶段
电子文件的种类
如同其他事物的种类划分一样,电子文件的种类也有不同的划分标准.(如按电子文件的信息存在形式,电子文件的功能,电子文件的生成方式等)
数字文本(Digital Text)文件
数字影像(Digital Image)文件
数字图形(Digital Graphic)文件
数字语音(Digital Voice)文件
数字视频(Digital Video)文件
按电子文件的信息存在形式划分
文本文件(text),纯文本文件不含格式代码,使用时不受计算机硬件和软件类型的限制,常用格式有TXT 等.
转换格式
Txt
Xml
Word
Excel
pdf
直接作为电子档案存储
RTF
WPS
Xml
Pdf
word
其他类型文档
有关
软件
按电子文件的信息存在形式划分
数据文件(DATA)
转换格式
DBF
XSL
直接作为电子档案存储
其他格式数据库文件
DBF
XSL
其他类型数据库文件
有关
软件
按电子文件的信息存在形式划分
图像文件(Image)
使用数字设备采集或制作的画面
转换格式
Tiff
JPEG
直接作为电子档案存储
其他格式图像
Tiff
JPEG
无法转换格式的图片
有关
软件
按电子文件的信息存在形式划分
影像文件(video),使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面
转换格式
AVI
MPEG
VCD
DVD
直接作为电子档案存储
其他格式影像
AVI
MPEG
无法转换格式的影像
有关
软件
按电子文件的信息存在形式划分
声音文件(audio),用音频设备录入或用编曲软件生成的文件.
常用的文件格式有WAV,MP3等
转换格式
WAV
MP3
直接作为电子档案存储
其他格式音频
WAV
MP3
其他类型音频
有关
软件
按电子文件的信息存在形式划分
信息完整的超文本文件
如网页文件
直接作为电子档案存储
按电子文件的信息存在形式划分
命令文件,亦称计算机程序文件(program)
用计算机语言编写的程序,是一种计算机软件.
直接归档
二,电子文件管理原则
(一)档案管理的一般原则对电子文件的管理仍具有宏观指导作用,尤其是文件生命周期原则
文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程;
这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段;
文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象,保存场所和管理形式之间存在一种对应关系.
(二)电子文件的"电子"特点使电子文件工作须注意的两方面内容:
文档一体化的全过程管理
保障电子文件真实,完整,有效性
二,电子文件管理原则
全程管理原则
根据电子文件的特点和管理要求,建立一个完整的管理体系,对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理.
(全面的管理,系统的管理,过程的管理)
二,电子文件管理原则
前端控制原则
文件:
形成——处理——鉴定——整理——编目
保存
销毁
前端
中端
末端
二,电子文件管理原则
集成管理原则
将与电子文件生成,运行,保管等管理活动有关的要素进行合理的组合,形成具有要素群结构的管理体系.
包括三个方面的内容:
文件流与业务流的集成;
文件流与其他信息流的集成;
文件流内部管理活动的集成.
二,电子文件管理原则
集中管理原则
国家档案局牵头研制的国家标准《电子文件归档与管理规范》(2001年修改稿)中指出:
"电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门,作为电子档案进行集中保管."
二,电子文件管理原则
动态管理原则
对电子文件全程加以监控,以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成,运转,利用过程发生的变化和对管理工作提出的新要求,以保证管理目标的实现.
二,电子文件管理原则
注重效益原则
电子文件管理中对成本和效益的关注尤其突出,这主要来自两个方面的原因:
电子文件管理的投入大;
2.信息化过程中各种组织更加注重信息资源的效益问题.
二,电子文件管理原则
可读性保障原则
经过存储,传输,压缩,加密,媒体转换,迁移等处理后能够依然可以适度,可以理解的方式输出,并保持其内容的真实性.
(保证电子文件可读性的措施应该贯彻于全部管理工作的始终)
二,电子文件管理原则
电子文件管理有关法规与标准 :
《中华人民共和国电子签名法》
《国家标准:电子文件归档与管理规范》 GB/T 18894—2002
《DA/T 18 档案著录规则》
《DA/T 22 归档文件整理规则》
《电子公文归档管理暂行办法》
《公务电子邮件归档与管理规则》
《中华人民共和国电子签名法》,信息化领域第一部法律,2005年4月1日施行
三,电子文件的技术鉴定
电子文件的真实性,完整性,有效性
真实性:电子文件的内容,结构和背景信息与形成时的原始状况一致
完整性:电子文件的内容,结构,背景信息和元数据无缺损
有效性:电子文件的可理解性和可被利用性
四,电子文件的归档
怎样做好电子文件的归档工作
(1)目前电子文件的归档管理实行"双套制",即具有保存价值的文件或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品.归档时,应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品.
(2)电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定,并应包括相应的背景信息和元数据.
四,电子文件的归档
背景信息:描述生成电子文件的职能活动,电子文件的作用,办理过程,结果,上下文关系以及影像产生的历史环境等.
元数据:描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式,编排结构,硬件和软件环境,文件处理软件,字处理和图形工具软件,字符集等数据
四,电子文件的归档
电子文件归档还应该注意收集的有关文件:
(1)支持性文件,指能够生成运行文本,数据,图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统
(2)数据文件,指各种数据材料,定期拷贝,并将拷贝文件归档
(3)与电子文件有关的各种纸质文件,主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明,操作手册等;以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件,如设计任务数,操作手册等
四,电子文件的归档
电子文件收集中的逻辑归档和物理归档
逻辑归档:在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程.
物理归档:把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程.
四,电子文件的归档
电子文件的收集与积累的要求
(1)记录了重要文件的主要修改过程和办理情况,有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应保留.正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留.
四,电子文件的归档
电子文件的收集与积累的要求
(2)当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时,应采用严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动.同时应随时对电子文件进行备份,存储于能够脱机保存的载体上
四,电子文件的归档
电子文件的收集与积累的要求
(3)对在网络系统中处于流转状态,暂时无法确定其保管责任的电子文件,应采取捕获措施,集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中,以防散失
四,电子文件的归档
电子文件的收集与积累的要求
(4)对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件的存储格式,文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件.文字型电子文件以xml,rtf,txt为通用格式
四,电子文件的归档
电子文件的收集与积累的要求
(5)对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件,收集时应将其转换成通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集.扫描型电子文件以pdf,jpeg,tiff格式为通用格式
四,电子文件的归档
电子文件的收集与积累的要求
(6)对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据
四,电子文件的归档
电子文件的收集与积累的要求
(7)对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件.视频和多媒体电子文件以mpeg,avi为通用格式
四,电子文件的归档
电子文件的收集与积累的要求
(8)对用音频设备获得的声音文件,应同时收集其属性标识,参数和非通用格式的相关软件.音频电子文件以wav,mp3为通用格式
四,电子文件的归档
电子文件的收集与积累的要求
(9)对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号,名称,版本号和相关参数手册,说明资料等.专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集
四,电子文件的归档
电子文件的收集与积累的要求
(10)计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数,管理数据等应与电子文件一同收集.
四,电子文件的归档
电子文件的收集与积累的要求
(11)对套用统一模板的电子文件,在保护能恢复形态的情况下,其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套用模板作为电子文件的元数据保存
四,电子文件的归档
电子文件的收集与积累的要求
(12)定期制作电子文件的备份
四,电子文件的归档
电子文件收集的要求
(1)文字型电子文件的格式为xml,rtf,pdf
(2)扫描型电子文件的格式为tiff,jpeg,pdf
(3)视频和多媒体电子文件以mpeg,avi,wmv格式为通用格式
四,电子文件的归档
电子文件物理归档的要求
(1)网络中逻辑归档的电子文件,均应定期完成物理归档
(2)把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存.对于加密电子文件,应在解密后再制作拷贝
四,电子文件的归档
电子文件物理归档的要求
(3)采用的载体推荐次序为:只读光盘,一次写光盘,磁带,可擦写光盘,硬磁盘等.不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体
(4)存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号,全宗号,类别号,密级,保管期限,存入日期等,归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态
四,电子文件的归档
电子文件物理归档的要求
(5)特殊格式的电子文件,应在存储载体中同时存有相应的查看软件
(6)将相应的电子文件机读目录,相关软件,其他说明等一同归档,并附《归档电子文件登记表》.
四,电子文件的归档
电子文件物理归档的要求
(7)对需要长期保存的电子文件,应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录
(8)归档完毕,电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年
四,电子文件的归档
归档电子文件的整理
1,归档电子文件的整理按DA/T22《归档文件整理规则》规定的要求进行.
2,归档电子文件以件为单位整理.
3,同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构(问题)或保管期限—年度—机构(问题)等分类方案进行分类.
四,电子文件的归档
归档电子文件的整理
4,按电子文件类别代码相对集中组织存储载体.
5,电子文件的著录应参照DA/T18《档案著录规则》进行著录,同时按照保证其真实性,完整性和有效性的要求补充电子文件特有著录项目和其他标识.
6,将著录结果制成机读目录和纸质目录
五,移交,接收与保管
移交,接收与保管要求
对归档电子文件,应按有关规定进行认真检验.在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门,进行集中保管.在已联网的情况下,归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行,但仍需履行相应的手续.
五,移交,接收与保管
移交前检验项目:
①载体有无划痕,是否清洁;
②有无病毒;
③核实归档电子文件 的真实性,完整性,有效性检验及审核手续;
④核实登记表,软件,说明资料等是否齐全
五,移交,接收与保管
移交前检验项目:
⑤对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件,版本,操作手册等是否完整.
检验结果分别由移交单位,接收单位填入《归档电子文件移交,接收检验登记表》的相应栏目.
五,移交,接收与保管
载体的保管要求:
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:
(1)归档载体应作防写处理,避免擦,划,触摸记录涂层.
(2)单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压
五,移交,接收与保管
载体的保管要求:
(3)存放时应远离强磁场,强热源,并与有害气体隔离.
(4)环境温度选定范围:17℃~20 ℃;相对湿度:35%~45%.
归档电子文件在形成单位的保管,也应参照上述条件.
六,档案信息的数字化
一,档案信息数字化的含义
档案信息的数字化是指利用数据库技术,数据压缩技术,高速扫描技术等技术手段,将纸质文件,声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库.
二,档案信息数字化的内容
一)档案目录信息的数字化;
二)档案全文信息的数字化
档案信息数字化的主要困难
技术不成熟且不经济
键盘录入;
扫描
数字化的对象问题
合作问题
六,档案信息的数字化
六,档案信息的数字化
现阶段和今后一段时间,我国档案信息数字化的中心任务:
对纸质档案信息进行数字化转换
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
有关定义:
黑白二值图像
只有黑白两级灰度的数字图像.它对应于黑和白两种状态的文字稿,线条图等.
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
有关定义:
连续色调静态图像
以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像.在纸质档案数字化过程中,通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式.
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
有关定义:
分辨率
单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英寸点数(dpi)表示.
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
有关定义:
图像压缩
消除图像冗余或对图像近似的任一种过程,其目的是对图像以更紧凑的形式表示.纸质档案数字化过程中,较常见的有TIFF(G4),JPEG等压缩格式.
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
纸质档案数字化的流程
主要包括档案整理,档案扫描,图像处理,图像存储,目录建库,数据挂接,数据验收,数据备份,成果验收等.
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
档案扫描
扫描方式
根据档案幅面的大小(A4,A3,A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描,也可采用小幅面扫描后进行图像拼接.
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
档案扫描
扫描色彩模式
扫描色彩模式一般有黑白二值,灰度,彩色等.通常采用黑白二值.
页面为黑白两色,并且字迹清晰,不带插图的档案.可采用黑白二值模式进行扫描.
页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可以采用灰度模式扫描.
页面中有红头,印章或插有黑白照片,彩色照片,彩色插图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描.
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
档案扫描
扫描分辨率
扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰,完整,不影响图像的利用效果为准.
采用黑白二值,灰度,彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率一般均建议选择大于或等于200dpi.特殊情况下,如文字偏小,密集,清晰度较差等,可适当提高分辨率.
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
档案扫描
文件命名方式
建立文件夹
扫描时文件夹的建立应按档案实体分级建立,每一页文件单独命名.
文件命名方法
以档案实体中的档号命名,根据《文书档案机读目录格式》等相关标准的档号规定,如全宗号-目录号-案卷号-文件顺序号-页号,位数符合机读目录实际位数
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
图像处理
纠偏
对出现偏斜的图像进行纠偏处理,保证图像的偏斜角度小于1度(图像偏斜不超过页面内三分之一个文字)
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
图像处理
去污
遵循不影响可读度的前提下展现原貌的原则,去除图像中影响可读度的杂质,包括局部去污,如去除黑点,黑线,黑框;整体去污,去除页面上的污渍.
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
图像处理
拼接
为保证档案数字化图像的整体性,对幅面分离的图像进行拼接.
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
图像处理
裁边处理
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间.
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
存储格式
采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用TIFF(G4)格式存储.采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,一般采用JPEG格式存储.存储时的压缩率的选择,应以保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则.
提供网络查询的扫描图像,存储为多页PDF,或多页TIFF(G4)格式,如果一份纸制文件数字化后分别存在TIFF格式和JPEG格式的图像文件,用PDF格式进行合并,并保持其中的图像页原有压缩算法不变.
六,档案信息的数字化
纸质档案数字化
图像处理
裁边处理
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间.
七,电子文件的长期保存
电子文件长期保存技术:
再生性技术保护
建立计算机软硬件技术档案馆
仿真
拷贝和迁移
七,电子文件的长期保存
再生性技术保护
再生性技术保护指将技术过时的载体上的信息适时地转移到纸或缩微胶片上,不再使用电子计算机软硬件读出.
七,电子文件的长期保存
建立计算机软硬件技术档案馆
建立电子计算机技术档案馆,收集过时的电子计算机软硬件,提供利用,读取那些过时技术记录在载体上的信息内容.这种方法要广泛收集,保管过时技术的全套软硬件,还必须保管操作这些过时技术的某些技能,还有老化和维护问题,代价十分昂贵.
七,电子文件的长期保存
仿真
是制造一种运行过时硬件及其软件的软件.在这个软件中对某一硬件与软件的模仿,使得认为原来的软硬件在形式上仍然可用.利用这种方法来挽救过时技术的当时记录,从技术上看虽然是可能的,但实际工作中还有很多问题,加兼容性不可靠,仿真器的耐用性维护等.
七,电子文件的长期保存
拷贝和迁移
拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据,防止由于记录载体理化性能变化而引起的信息丢失.
将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境(包括硬件和软件)上的复制称为迁移.
七,电子文件的长期保存
电子文件长期保存保存格式选择:
该格式能在不同的环境下使用
该格式应是通用的,非专用的格式
该格式是支持数据从专用格式的环境中移出
该格式属于标准格式
该格式被业界或用户广泛支持
该格式具有可扩展性
该格式可真实完整地被用户读出并理解
该格式具有自身的可证明性
该格式具有可评价性
七,电子文件的长期保存
电子文件保存格式规范:
我国于2002年底颁布的《电子文件归档与管理规范》在电子文件的收集积累要求中明确指出:"文字型电子文件以XML,RTF,TXT为通用格式;扫描型电子文件JPEG,TIFF为通用格式;音频电子文件以WAV,MP3为通用格式;视频和多媒体电子文件以MPEG,AVI为通用格式."
七,电子文件的长期保存
电子文件长期保存格式( PDF) 国际标准:
2005年 12 月, 国际标准化组织正式颁布了《 ISO 19005- 1 文件 管 理——电 子 文 件 长 期 保 存 格式 第一部分 PDF 的使用 ( PDF/A- 1) 》( 以下简称 PDF/A- 1》国际标准 ) , 作为电 子文件 管 理中电子文件长期保存格式最新标准在国际上全面实施.这是电子文件管理领域中最新的重大进展.作为档案长期保存的电子文件究竟采用何种保存格式, 长期以来没有一个被普遍接受的标准, 以至成为档案部门在电子文件管理中一个长期被困扰的问题, 而现在国际标准化组织颁布的《 PDF/A- 1》标准则为解决这一问题提供了科学的方法与规范.
七,电子文件的长期保存
PDF文件介绍:
PDF 的英 文 全 称 是" Portable Document Format", 中文直译为" 可移植文件格式", 但一般很少 使 用 其 英 文 全 称 或 中 文 全 称 , 而 直 接 使 用" PDF".PDF 是表达或显示电子文件的一种格式,采 用 PDF 格 式 的 电 子 文 件 一 般 称 为 PDF 文 件 .PDF 文件既可以直接由 PDF 格式生成, 也可以由其他电子文件格式, 如微软的 Word 格式,金山的WPS 字处理格式等转换生成, 甚至还可以由纸张,缩微胶片和其他硬拷贝等数字化后转换生成.
PDF文件格式是世界上最具盛名的图象编辑,文档制作出版的软件公司———美国Adobe公司开发的.
七,电子文件的长期保存
PDF文件的独特功能:
PDF 格式可以独立于计算机特定的软件与硬件, 不失真地保存电子文件.因此, 不受计算机技术更新换代的影响.也就是说, 采用 PDF 格式的电子文件, 可以长期保存, 乃至永久保存.
PDF 格式可以保证对长期或永久保存的电子文件在未来利用方面具有逻辑上的可读性与内容上的可理解性.也就是说, 它可以保证电子文件以可读的形式加以显示, 并保持其页,段,节,章的高度有序性.
八,电子文件存储媒体
电子文件存储媒体种类:
磁性媒体,磁盘,磁带等;
光学媒体,光盘等;
磁光媒体,磁光盘(MO)等.
据国内外对数字馆藏存储媒体调查结果显示,主流介质采用较广,主要有磁盘,磁带和光盘等三种载体类型.
八,电子文件存储媒体
数字馆藏存储媒体选择现状: 表1 数据存储介质选用状况(%)
3.57
50.00
53.57
89.29
10.71
档案馆
23.81
100
61.90
95.24
47.62
图书馆
国内
6
85
78
88
国外
其他
硬盘
磁带
光盘
软盘
存储介质
八,电子文件存储媒体
调查数据显示,数字存储媒体保存信息面临数据丢失风险:
□媒体腐坏.日本国会图书馆对2000年3月以前入馆的电子文献,抽样调查其可利用性,结果发现69%的文献存在利用问题,这其中12%是由媒体腐坏引起的.
□媒体选择不当.据调查竟然有近2/3的保存机构以在线方式保存数字主文档 .
△2005年康乃尔大学图书馆调查报告 :保存机构选择光介质,磁性介质和在线方式保存数字主文档的分别为69%,42%和63%,保存副本的分别为63%,15%和69%,保存其他备份的分别为69%,65%和38%.
△美国东北地区文献保存中心(NEDCC)同年所做的调查显示:采取在线保存的(如网络硬盘)机构占78%,移动介质保存的占65%,30%的机构不利用备份充分保障数据.
数字馆藏存储媒体选择现状:
八,电子文件存储媒体
■几种数字存储媒体特性比较
容量,存取速度 ,数据保护能力 ,技术 依赖性,成本等方面比较.
□移动硬盘
□硬盘
□磁带
□光盘
数字媒体特性比较分析:
八,电子文件存储媒体
高
成本
依赖操作系统,出于随机检索的需要,其磁盘格式取决于基础的操作系统.
技术过时
盘
易损坏,如灰尘进入盘内,震动,电源故障等原因会使硬盘永久性损坏而导致数据丢失.
保证数据安全,可将大量数据脱机保存在安全地方;防病毒传播,在每个可移动硬盘上都装上操作系统,每次使用各个盘片上的应用软件与数据都不会被已感染上病毒的操作系统再感染.适宜短期保存和部门间数据传递之用.
数据保护能力
硬
速度较高,已接近或超过普通硬盘的速度
存取速度
动
容量高,IBM2.5寸可移动硬盘存储密度达160GB.
容量
移
缺 陷
优 势
媒体
八,电子文件存储媒体
高
成本
技术更新快
技术过时
保全数据安全能力弱,频繁读写操作,容易使病毒侵入;震动,撞击,摔落,温湿度不适宜,电源故障,自然灾害等原因会损坏硬盘而丢失数据.
保证数据安全,可将大量数据脱机保存在安全地方;防病毒传播,在每个可移动硬盘上都装上操作系统,每次使用各个盘片上的应用软件与数据都不会被已感染上病毒的操作系统再感染.适宜短期保存和部门间数据传递之用.
数据保护能力
盘
传输速率高,串口硬盘Serial ATA 3.0版本将实现硬盘峰值数据传输率为600MB/s,适宜在线存储.
存取速度
硬
存储容量密度达160GB
容量
缺 陷
优 势
媒体
八,电子文件存储媒体
价格低廉,成为存储与大量备份数据的首选介质.
成本
不受操作系统约束,兼容性好,易于避免因技术淘汰而造成的数据丢失.
技术过时
技术相对稳定,降低数据迁移的频率,可减少数据丢失风险
数据保护能力
带
以串形方式记录数据,存取速度慢;顺序存取,不能随机提取,利用者会感到不便.
存取速度
磁
海量存储,容量高达5000TB
容量
缺 陷
优 势
媒体
八,电子文件存储媒体
存储费用比硬盘低,与硬盘备份相比较,能提供比较经济的解决方案.
成本
技术更新频繁,使存储在光盘上的数据需不断随之迁移.
随机存取,与计算机联机能力强.
技术过时
盘
对外界因素抵御能力低,剧烈震动,磨损,划伤,灰尘和油渍等都会有损数据.
便于拷贝复制,影像还原效果好.
数据保护能力
传输速率不高,150KB/sec,不适用于大量的文件管理
存取速度
光
容量相对较小,一般为0.65GB,DVD达2.7GB.
密度高,体积小,便于携带.
容量
缺 陷
优 势
媒体
八,电子文件存储媒体
■美国档案文件管理局(NARA)有关规定,根据文件移交协议接受未分类的,未经压缩的,不受限制的和未经加密的文件,移交或存储的介质有磁带,CD-R,旋转磁盘则用于在线或近线存储.
■美国一些州政府规定电子档案保存10年以上的记录媒体不可使用FD.
■国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)规定"本标准推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘,一次写光盘,磁带,可擦写光盘,硬磁盘等.不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体."
■英国国家档案馆《选择存储介质长期保存》,采用媒体记分评估不同媒体类型的甄选准则,评分低于12分的存储介质不被考虑使用.
数字媒体存储参考规范:
八,电子文件存储媒体
表2 英国国家档案馆存储介质选择记分卡
14
16
8
7
14
16
总积分
2
3
1
1
3
3
矫磁力
3
3
1
1
2
3
成本
2
2
3
2
2
3
技术过时
3
3
1
1
2
2
保护能力
3
3
1
1
2
2
容量
1
2
1
1
3
3
寿命
DAT
DLT
3.5"Magnetic Disk
Zip Disk
DVD-R
CD-R
媒体
八,电子文件存储媒体
□媒体寿命.数字媒体的寿命是指不发生任何数据丢失,并可被人理解,识别的时间.数字媒体的寿命由媒体的形体寿命和记录信息的技术寿命所组成,取决于这两个寿命中最短的一个.
□存储容量.媒体的容量是指媒体单位体积存储信息量的密度,密度越高,容量越大.媒体介质的高容量,有利于缩小存储空间,便于管理,但会增加存储的成本 .
□存储媒体的成本.存储媒体价格的高低,决定了数字信息的运行和管理费用,而存储介质的价格与其自身的寿命,存储容量,存取速度等成正相关关系.
□广泛的可接受性.为减少信息产业界对所选媒体不能持续支持的风险,应选择具有稳定市场和广泛可使用性的存储媒体,特别应选用能满足工业标准的介质,以便在该存储介质被淘汰后,可将数据无损地转换到适用的新一代存储介质上.
数字存储媒体评估主要指标有:
八,电子文件存储媒体
□在线存储(on line).一般在线存储设备为磁盘和磁盘阵列等磁盘设备,价格相对昂贵,但性能最好.
□离线存储(off line).主要是用于对在线存储的数据进行备份,以防范可能发生的数据灾难,因此又称备份级的存储.离线海量存储的典型产品就是磁带或磁带库,价格相对低廉,但访问速度慢,效率较低.由于磁带技术相对成熟,对系统依赖性低,数据保真度高,因而成为长期保存数字馆藏信息的首选介质.
□近线存储(near line).指将那些并不是经常用到,或者说数据的访问量并不大的数据存放在性能较低的存储设备上.对这些设备的要求是寻址迅速,传输率高.因此,近线存储对性能要求相对来说并不高,但由于不常用的数据要占总数据量的大多数,这也就意味着近线存储设备首先要保证的是容量.近线存储一般选用磁带和光盘作为存储介质.
数字媒体存取方式:
八,电子文件存储媒体
存取速度高 1MB单价高


磁盘
数据一时保存 在线存储
(10年以下)
光盘 近线存储
数据中期保存 离线存储
(10-30年)
磁带 近线存储
数据备份与长期保存 离线存储
(50-100年以上)
存取速度低 1MB单价低
图1 存储管理结构图
八,电子文件存储媒体
数字存储媒体的腐坏,作为影响数字馆藏资源读取的原因之一,其存储媒体的选择问题,就成为数字馆藏能否长期得到有效保存的重要保证.我国今后在数字保存工作开展中,应借鉴国外数字存储媒体选择所积累的经验,在对每种数字媒体进行充分评估分析的基础上,根据机构性质选择合适的存储媒体,以利于数字馆藏资源持续的保存.
九, 数字档案馆概述
数字档案馆的基本概念
数字档案馆(Digital Archives )是建立在现代信息技术普遍应用和数字校园的基础上,利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,对档案馆数字档案信息资源进行管理,通过校园高速宽带通信网络设施相连接和提供利用,实现资源共享的超大规模,分布式数字档案信息系统.
(数字档案馆不是一种具体的档案馆形态,而是一种无形的信息组织与利用环境)
九, 数字档案馆概述
数字档案馆的主要特征

1.馆藏信息数字化.数字档案馆中,占据馆藏绝大部分内容的信息资源应当符合数字化的特点.
2.馆藏资源虚拟化.其数字资源的形成有两种方式:一种是依托于馆藏实体档案的数字化;另一种是通过各种途径收集,组织,加工的相关数字信息资源.
3.信息资源智能化.以信息技术为基础,依靠计算机,网络和通信技术,数据库技术,智能检索技术等.数字档案馆随着技术的发展,其存贮技术,载体,格式,阅览方式等,都呈现出不断进步,变化的动态特征.
4.用户使用方便化.一方面能够在线采集网上信息,实现信息资源共享;另一方面能够针对利用者不同的需求,提供多样化的服务.
九, 数字档案馆概述
数字档案馆的基本组成
1.以现代通信,计算机网络,多媒体信息技术设备为基础设施.
2.以各个时期,各种类别的档案信息库及其他信息库为基础资源,多层面,多形式采集资源.
3.海量数字档案资源存储,保障数字档案资源的安全管理.
4.以智能信息处理技术为主,能实现数字档案资源的有效访问与检索利用.
5.建立全方位,立体化的应用体系,数字档案资源的系统管理.
九,数字档案馆概述
数字化档案馆的建设内容
1.档案数字化基础平台建设
2.数字档案资源建设
3.应用系统建设
4.制度规范的建设
九,数字档案馆概述
数字化档案馆的建设途径
1.根据国内的现状,应该选定合理的数字档案馆建设对象.
2.要借鉴国内外数字图书馆的建设经验,统一规划和组织.
3.馆藏数字化时要有所选择,以利用者为中心提供信息资源服务.
_4.做好人力资源的投入,立足培养档案管理人员的专业技能.
九,数字档案馆概述
数字档案馆的基础条件
理论基础
技术基础
社会基础
资源基础
人才基础
九, 数字档案馆概述
数字档案馆建设中的关键问题
电子档案的法律凭证问题
数字化档案信息资源的长期存取问题
馆藏档案资源的数字化问题
数字档案馆业务工作标准化规范化问题,知识产权的保护问题,系统安全问题等
谢谢!