(三)讀者的職務立場
寫作時，要從對方利益著想，你的論點才容易被他所接受。
(四)讀者想要讀什麼
職場寫作，依照讀者的專長和職務不同，文章應該強調的重點如下：
- 經理階層(決策者)
- 同行專家(指導者)
- 基層員工(接受者)
- 一般讀者(接受者)
二、確定寫作目的
為什麼要寫作？認清你的文件想要達成什麼任務，當讀者讀完之後，你希望他們瞭解、感覺、相信或動手做什麼？
1.最簡單的方法，就是強迫自己用一句話，說出寫作的目的。
2. 瞭解寫作的目的有兩個好處，一是提供寫作的方向，決定文件的內容和格式。一是幫助決定寫作策略：架構、句型和遣詞用字…等。
背景
你是建築公司的製圖課課長，下轄10名員工。你發現，因為使用過時的製圖軟硬體，造成部分業務流失，你曾經多次向主管說明這個問題，都沒有下文。有一天，他叫你寫一份研究報告，分析各種可能的改進方案。
1.分析讀者
(1) 他是部門經理，無權核准大額的資本支出，但是他可以推薦(或否決)你的點子給高層主管。
(2) 他不是你想添購設備的專家，但是他對於高科技產品沒有敵意。他可能無法完全瞭解電腦輔助設計(CAD)的所有術語。
(3) 他知道你的部門工作績效良好，你也未曾添購無用的設備。然而，公司最近曾經採購大而無當的設備，大家仍記憶猶新。
(4) 他可能會在你的建議案加註意見後送往高層，而不會改寫整個建議案。
(5) 文章必須直接和客觀：你要為讀者(各級主管)加上簡要的總結，技術解說要簡單，你必須強調新設備的具體優點。
2.寫作的目的
(1)你要說服直接主管，新設備的必要性、成本效益高，使更高層主管核准此項採購案。
(2)因為高層主管特別關切大額資本支出，你要說清楚新設備十分必要，而且是最有效率的產品。
3.撰寫長篇建議案之前，最好再確認，你的直接主管同意你草擬的寫作摘要。
認識多少字？
隨機取樣找出100字如下：
知道讀音和意義者，打圈；只知讀音或只知意義者，算是半個字，打三角形；加總計算認識字數，乘以73.31倍，就是你認識漢字的總數
謗、稱、橫、與、襪、巷、差、塾、派、戮、完、慼、秋、鵬、衕、剛、募、踟、凋、仂、幮、庾、梔、下、殣、紐、篨、游、燙、趣、聽、納、鐵、萹、蒜、轉、蟆、贄、鎃、嘯、技、禳、寞、瀦、屋、襖、笠、莨、擢、快、敕、偈、颯、豆、泂、期、艫、秣、阪、履、昇、蹶、亭、柜、獗、椷、蕃、排、獨、獸、瑞、糪、嵊、暢、揩、粿、蝗、蜢、弛、獲、邱、闖、軼、聰、輝、螇、逃、旎、戇、績、蒨、廳、晁、交、鋇、濩、照、惱、嶂、癡。
如果你認識的漢字少於4,000字，就不足以閱讀書報，有可能成為教育文盲。如何增加自己認識的字，請你在閱讀碰到生字時，勤查國語字典，才可以逐步增進自己的字彙。
貳、職場寫作的五部曲